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企業(yè)會計信息化工作規(guī)范解讀之三

http://www.ykdzzs.com　 2014-2-13 14:58:48　 來源：財政部

從規(guī)范走向引導(dǎo)
——企業(yè)會計信息化工作規(guī)范解讀之三 

    一、有關(guān)背景

    電算化時代，信息技術(shù)是工具，是會計人員手腦功能的延伸。會計人員的思維、方法、流程、手段也就成為會計軟件擺脫不了的框框。因此，電算化就是手工核算的模擬，其過程對每個企業(yè)來說都是基本相同的。過去發(fā)布的會計電算化相關(guān)文件正是基于這一理念而制定，更多地反映了對電算化核算過程的規(guī)范，統(tǒng)一性、強制性要求多。

    信息化不同于電算化。信息化時代，信息技術(shù)不僅是工具，更是企業(yè)經(jīng)營管理的環(huán)境，是企業(yè)組織會計工作應(yīng)當(dāng)考慮的眾多因素之一。而每個企業(yè)面臨的環(huán)境因素是不同的，信息技術(shù)和其他環(huán)境因素相互影響和適應(yīng)，共同決定著不同的會計方法、流程、組織結(jié)構(gòu)，以及會計與其他經(jīng)營管理活動的關(guān)系。因此，過去的一些政策理念和方法已經(jīng)不適應(yīng)，甚至阻礙了會計信息化的進一步發(fā)展。

    《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（以下簡稱工作規(guī)范）順應(yīng)了信息化時代的要求，擺脫了“模擬手工”的電算化思維，在很多方面突破了過去規(guī)定和現(xiàn)行做法。同時，工作規(guī)范把會計信息化放在企業(yè)整體經(jīng)營管理環(huán)境中，重視會計與其他業(yè)務(wù)活動的有機聯(lián)系，強調(diào)會計信息化帶來的工作流程和模式的革新，以及信息化與制度環(huán)境的互動。對于企業(yè)如何充分合理利用信息技術(shù)，提高會計管理水平，工作規(guī)范以引導(dǎo)、啟發(fā)為主，由企業(yè)根據(jù)自身情況決定工作內(nèi)容和進度。

    從規(guī)范到引導(dǎo)，體現(xiàn)了信息化地位作用的演進，更體現(xiàn)了“轉(zhuǎn)變政府職能”、“減少政府對微觀事務(wù)管理”的要求。

    二、條文解讀

    工作規(guī)范第三章“企業(yè)會計信息化”對企業(yè)開展會計信息化工作各方面提出了要求。下面逐條予以說明：

    第二十一條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分重視會計信息化工作，加強組織領(lǐng)導(dǎo)和人才培養(yǎng)，不斷推進會計信息化在本企業(yè)的應(yīng)用。

    除本條第三款規(guī)定外，企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定專門機構(gòu)或者崗位負(fù)責(zé)會計信息化工作。

    未設(shè)置會計機構(gòu)和配備會計人員的企業(yè)，由其委托的代理記賬機構(gòu)開展會計信息化工作。

    企業(yè)開展會計信息化工作，首先需要組織、機構(gòu)和人員的保障。該條對此提出了原則性要求。

    會計是企業(yè)各方面經(jīng)營管理信息匯聚的樞紐，規(guī)模越大的企業(yè)，會計信息化涉及的部門、業(yè)務(wù)、流程就越多、需要協(xié)調(diào)的關(guān)系就越復(fù)雜。因此，大型企業(yè)的會計信息化項目，其建設(shè)實施應(yīng)當(dāng)由具有足夠權(quán)限的企業(yè)負(fù)責(zé)人來領(lǐng)導(dǎo)，重大事項需要企業(yè)主要負(fù)責(zé)人主持決策。

    對于具體負(fù)責(zé)會計信息化工作的主體，企業(yè)可以有多種選擇：小微企業(yè)可以指定會計部門或者會計人員負(fù)責(zé)，或者把會計信息化工作交由代理記賬機構(gòu)；大中型企業(yè)可以在會計部門、信息技術(shù)部門內(nèi)部設(shè)立專門機構(gòu)或者崗位負(fù)責(zé)，或者設(shè)置獨立于兩部門的專門部門負(fù)責(zé)。

    會計信息化是財務(wù)會計、財務(wù)管理、內(nèi)部控制和信息技術(shù)的深度融合，需要復(fù)合型人才。對于大中型企業(yè)來說，會計信息化建設(shè)還必須有熟悉本企業(yè)情況的復(fù)合型人才。只有熟悉本企業(yè)情況，才能制定出切合實際的信息化方案，以及能在本企業(yè)貫徹推行的配套制度體系。否則，會計信息化可能與企業(yè)經(jīng)營成為“兩張皮”，造成建設(shè)失敗和投資浪費。

    第二十二條  企業(yè)開展會計信息化工作，應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)和實際需要，合理確定建設(shè)內(nèi)容，避免投資浪費。

    盡管信息化是方向，但信息化作為企業(yè)經(jīng)營的環(huán)境因素，需要與企業(yè)發(fā)展所處階段、規(guī)模、內(nèi)部文化、組織架構(gòu)、員工素質(zhì)、法律、監(jiān)管等其他環(huán)境因素相互配合，因地制宜地推進，不能“趕時髦”，追求“一步到位”。因此，在整體規(guī)劃的前提下，會計信息化建設(shè)內(nèi)容可以分階段逐步完善，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的需要分模塊搭建。

    第二十三條  企業(yè)開展會計信息化工作，應(yīng)當(dāng)注重信息系統(tǒng)與經(jīng)營環(huán)境的契合，通過信息化推動管理模式、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化與革新，建立健全適應(yīng)信息化工作環(huán)境的制度體系。

    前面多次提到，信息技術(shù)與其他環(huán)境因素要相互適應(yīng)配合，共同對企業(yè)經(jīng)營管理構(gòu)成影響。同時，會計也是企業(yè)牽一發(fā)而動全身的工作。實踐證明，決定會計信息化成敗的不是“建”而是“用”。設(shè)計上再完美的信息系統(tǒng)，如果不適應(yīng)企業(yè)實際情況，沒有相應(yīng)的制度支撐配合，沒有處理好內(nèi)外部利益關(guān)系，沒有得到用戶部門的支持，就可能成為擺設(shè)，甚至帶來負(fù)面效應(yīng)。

    因此，企業(yè)推進會計信息化，不僅要考慮系統(tǒng)建設(shè)本身，還要研究管理模式、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程是否契合。信息系統(tǒng)的建設(shè)實施過程，往往也是會計工作變革的過程。變革的關(guān)鍵是相關(guān)部門和崗位的認(rèn)識要統(tǒng)一，而最終結(jié)果則要以制度的形式來反映和固化。只有認(rèn)識統(tǒng)一、制度保障前提下的系統(tǒng)，才可能運行良好，發(fā)揮預(yù)期的效益。

    第二十四條  大型企業(yè)、企業(yè)集團開展會計信息化工作，應(yīng)當(dāng)注重整體規(guī)劃，統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、編碼規(guī)則和系統(tǒng)參數(shù)，實現(xiàn)各系統(tǒng)的有機整合，消除信息孤島。

    信息化的優(yōu)勢在于信息的共享和集中，企業(yè)經(jīng)營管理發(fā)展到一定層次，必然要求信息更高層次的共享和更大范圍的集中。因此，企業(yè)會計信息化建設(shè)，功能可以逐個模塊地搭建，范圍可以從局部到全面，但是規(guī)劃必須是整體性的，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)必須是統(tǒng)一的。對大型企業(yè)，特別是地域分布廣、分支機構(gòu)、核算層級眾多的企業(yè)集團來說尤其如此。這就要求各部門、各單位的系統(tǒng)不能各自為政，必須為將來的整合做好準(zhǔn)備，必須采用一種“語言”說話。這樣，未來各個系統(tǒng)之間才能“對話”，信息化的優(yōu)勢也才能充分發(fā)揮。否則，各種系統(tǒng)就會成為一個個“孤島”，相互間沒有聯(lián)系。或者成為一個個“煙囪”，信息只向上通，沒有橫向聯(lián)系。

    信息化建設(shè)，無論是企業(yè)還是政府，無論是會計領(lǐng)域還是其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域，也無論是國內(nèi)還是國外，大量經(jīng)驗和教訓(xùn)都說明一點：整體規(guī)劃和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)很重要。沒有規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，一開始可能省事了，但未來到了必須整合的時候，就會花成倍的精力去處理系統(tǒng)間不兼容問題。為了整合不得不廢棄原有系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)的情況也時有發(fā)生。而這種情況下，組織和人員對原有系統(tǒng)的依賴性和慣性，更會對新系統(tǒng)的實施形成阻力。

    因此，大型企業(yè)開展會計信息化建設(shè)，無論從一開始就采取統(tǒng)建方式，還是“先分后統(tǒng)”方式，都要有頂層設(shè)計，要在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進行。要有統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，編碼規(guī)則和系統(tǒng)參數(shù)。其中，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)主要是指用于交換的數(shù)據(jù)格式；編碼規(guī)則是指企業(yè)對各類業(yè)務(wù)概念的統(tǒng)一定義，又稱為數(shù)據(jù)字典（例如會計科目表）；系統(tǒng)參數(shù)則是指為完成特定業(yè)務(wù)處理或者控制功能而需要自上而下傳遞的數(shù)據(jù)。例如，對于經(jīng)理可以審批的費用限額、某類固定資產(chǎn)的折舊方法和折舊年限等，企業(yè)總部制定標(biāo)準(zhǔn)后可以傳遞至各級系統(tǒng)中，這就需要統(tǒng)一定義相關(guān)系統(tǒng)參數(shù)。

    第二十五條  企業(yè)配備的會計軟件應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)范第二章要求。

    提供合格的會計軟件是軟件供應(yīng)商的責(zé)任。企業(yè)同樣也負(fù)有使用合格軟件的責(zé)任。兩者不能相互替代。

    企業(yè)的這一責(zé)任有兩種情況：如果企業(yè)自己開發(fā)會計軟件，則開發(fā)的軟件應(yīng)當(dāng)符合工作規(guī)范的要求；如果企業(yè)外購會計軟件，則應(yīng)當(dāng)選擇符合工作規(guī)范要求的產(chǎn)品。否則，企業(yè)可能面臨工作規(guī)范第四十四條規(guī)定的處理措施。

    企業(yè)可以參閱工作規(guī)范解讀之二《會計軟件的規(guī)矩方圓》，詳細(xì)了解對會計軟件的要求。

    第二十六條  企業(yè)配備會計軟件，應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身技術(shù)力量以及業(yè)務(wù)需求，考慮軟件功能、安全性、穩(wěn)定性、響應(yīng)速度、可擴展性等要求，合理選擇購買、定制開發(fā)、購買與開發(fā)相結(jié)合等方式。

    定制開發(fā)包括企業(yè)自行開發(fā)、委托外部單位開發(fā)、企業(yè)與外部單位聯(lián)合開發(fā)。

    該條主要是提示企業(yè)進行會計軟件配備方式?jīng)Q策時應(yīng)當(dāng)考慮的因素。成本是企業(yè)決策的重要因素，但除此之外，軟件功能、安全性、穩(wěn)定性等因素也很重要。企業(yè)應(yīng)當(dāng)衡量自身技術(shù)力量以及外部開發(fā)單位能否有效滿足上述各項要求。

    第二十七條  企業(yè)通過委托外部單位開發(fā)、購買等方式配備會計軟件，應(yīng)當(dāng)在有關(guān)合同中約定操作培訓(xùn)、軟件升級、故障解決等服務(wù)事項，以及軟件供應(yīng)商對企業(yè)信息安全的責(zé)任。

    該條是提示企業(yè)在軟件配備中不可忽略對相關(guān)服務(wù)的需求。會計軟件不同于一般商品軟件，要保障軟件的正常使用以及會計工作的持續(xù)開展，相關(guān)服務(wù)不可缺少。對信息安全責(zé)任的承諾，也是供應(yīng)商服務(wù)的重要部分。而一些軟件廠商可能重產(chǎn)品而輕服務(wù)，小微企業(yè)由于經(jīng)驗不足也可能在購買產(chǎn)品時忽略相關(guān)服務(wù)問題。

    第二十八條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)促進會計信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的一體化，通過業(yè)務(wù)的處理直接驅(qū)動會計記賬，減少人工操作，提高業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與會計數(shù)據(jù)的一致性，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共享。

    信息化的趨勢之一是不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成。過去，企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)可能需要先導(dǎo)出，經(jīng)格式轉(zhuǎn)換、分類匯總等人工處理后再導(dǎo)入或者輸入會計系統(tǒng)。現(xiàn)在，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與會計系統(tǒng)互聯(lián)后，業(yè)務(wù)發(fā)生時，業(yè)務(wù)系統(tǒng)就可以將數(shù)據(jù)直接推送給會計系統(tǒng)。會計系統(tǒng)根據(jù)這些數(shù)據(jù)，按照既定規(guī)則生成記賬憑證并自動記賬。這一過程就是業(yè)務(wù)直接驅(qū)動的記賬。它的優(yōu)勢：一是提高效率；二是增進會計核算的及時性；三是避免人工差錯；四是防止舞弊；五是提高系統(tǒng)間數(shù)據(jù)一致性。

    例如，對于加油站來說，每次加油完成掛槍后，自動加油機就能生成油品種類、加油量、單價和總金額信息。生產(chǎn)管理系統(tǒng)搜集到這些信息后，就能傳遞給會計系統(tǒng)，從而觸發(fā)會計系統(tǒng)生成確認(rèn)收入和成本的分錄，并完成記賬。整個過程幾乎在加油完成的同時完成。

    當(dāng)然，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與會計系統(tǒng)的集成，一個重要前提是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)字典的統(tǒng)一，也就是第二十四條所強調(diào)的內(nèi)容。舉例來說，如果生產(chǎn)系統(tǒng)中把加油量定義為“公升數(shù)”。而會計系統(tǒng)中定義為“加油量”，則兩系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)就無法進行配比，也就無法實現(xiàn)自動的數(shù)據(jù)交換。

    第二十九條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況，開展本企業(yè)信息系統(tǒng)與銀行、供應(yīng)商、客戶等外部單位信息系統(tǒng)的互聯(lián)，實現(xiàn)外部交易信息的集中自動處理。

    信息化的一大驅(qū)動力是互聯(lián)互通的需求，企業(yè)內(nèi)部如此，企業(yè)與外部主體間同樣如此。因此，信息化的發(fā)展必然從企業(yè)層面走向社會層面，企業(yè)間信息系統(tǒng)的互聯(lián)是必然的發(fā)展方向。

    企業(yè)間互聯(lián)，實際上是會計系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成向企業(yè)外部的拓展，其目的也是實現(xiàn)自動記賬，只是將驅(qū)動記賬的環(huán)節(jié)向前進一步延伸。因此，會計系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成所具有的優(yōu)勢，企業(yè)間互聯(lián)同樣具備。同時，企業(yè)間互聯(lián)畢竟是更高層面的信息化工作，它還具有更多優(yōu)勢：

    一是為交易及其核算的無紙化奠定了基礎(chǔ)。交易中，紙面文件的作用是傳遞信息，包括表示證明、確認(rèn)以及認(rèn)可的信息。企業(yè)互聯(lián)后，紙面?zhèn)鬟f的信息就可以被電子信息代替，證明、確認(rèn)或者認(rèn)可也可以通過電子簽名實現(xiàn)。特別在電子發(fā)票（含電子簽名信息）進一步推廣的情況下，絕大多數(shù)的企業(yè)間交易都可以實現(xiàn)完全的無紙化，從而降低交易成本，節(jié)省社會資源。

    二是為企業(yè)改進客戶服務(wù)，升級營銷模式提供了契機。對于銀行、電信、能源、差旅服務(wù)、電子商務(wù)平臺類企業(yè)來說，他們的客戶可能存在交易無紙化需求。因此，提供專門的客戶端軟件或者標(biāo)準(zhǔn)接口，供客戶信息系統(tǒng)獲取電子憑證，就成為改進客戶服務(wù)，提高企業(yè)競爭力的一種手段。進一步說，企業(yè)互聯(lián)以及配套的服務(wù)模式升級，是互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新的一種重要形式，它對企業(yè)來說就是競爭優(yōu)勢、市場和利潤。

    電子機票就是航空公司與機場系統(tǒng)互聯(lián)，共同改進乘客體驗，轉(zhuǎn)換機票銷售模式的典型案例。過去，乘客辦理乘機手續(xù)，手里必須要有紙質(zhì)機票。因此，乘客主要通過實體銷售點購買機票，不僅往返奔波，還可能出現(xiàn)乘機時忘帶機票的不便。而實行電子機票后，乘客更多采用電話、網(wǎng)絡(luò)訂票的方式，通過銀行卡支付。乘機時不需要攜帶任何購票憑證，機場終端即可根據(jù)乘客身份信息查詢出購票情況。這極大地便利了乘客，也為航空公司節(jié)省了銷售費用。

    三是有利于交易和信息的集中處理。企業(yè)間互聯(lián)一般是通過統(tǒng)一端口進行，業(yè)務(wù)和相關(guān)信息從一開始就是集中處理的，而不像傳統(tǒng)交易方式那樣，由各層面、各地域分散進行，然后再進行信息的集中。這就減少了信息處理環(huán)節(jié)和成本、提高了效率。

    具有普遍服務(wù)義務(wù)的企業(yè)，如銀行、公用事業(yè)、郵政等企業(yè)，一般在交易中處于主導(dǎo)地位，在企業(yè)互聯(lián)中也應(yīng)當(dāng)更為主動，開發(fā)本企業(yè)的數(shù)據(jù)服務(wù)功能和接口標(biāo)準(zhǔn)，甚至推動制定行業(yè)和國家標(biāo)準(zhǔn)，促進社會信息化水平的提升。

    第三十條  企業(yè)進行會計信息系統(tǒng)前端系統(tǒng)的建設(shè)和改造，應(yīng)當(dāng)安排負(fù)責(zé)會計信息化工作的專門機構(gòu)或者崗位參與，充分考慮會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求。

    會計是企業(yè)經(jīng)營管理各方面信息匯聚的樞紐，處于信息流的下游。可以說，會計信息系統(tǒng)是其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的重要用戶。因此，會計信息化專門機構(gòu)或者崗位有必要向其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出對上游信息的需求，也就有必要參與前端系統(tǒng)的建設(shè)工作。

    從另一個角度看，由于會計系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一體化，業(yè)務(wù)直接驅(qū)動記賬，會計系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的界限不再黑白分明。ERP等綜合管理軟件的出現(xiàn)，更使得會計系統(tǒng)與其他系統(tǒng)“你中有我、我中有你”，單純的會計系統(tǒng)或者業(yè)務(wù)系統(tǒng)的概念可能已不存在。因此，企業(yè)開展信息系統(tǒng)建設(shè)，或多或少都涉及到會計職能，會計信息化專門機構(gòu)或者崗位都應(yīng)當(dāng)參與。

    會計信息化專門機構(gòu)或者崗位對前端系統(tǒng)建設(shè)的參與，重點要把握兩個方面：一是前端系統(tǒng)采集或者生成的信息內(nèi)容是否滿足會計工作需要；二是前端系統(tǒng)采用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)字典是否與會計信息系統(tǒng)兼容。

    第三十一條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)遵循企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系要求，加強對會計信息系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計、開發(fā)、運行、維護全過程的控制，將控制過程和控制規(guī)則融入會計信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對違反控制規(guī)則情況的自動防范和監(jiān)控，提高內(nèi)部控制水平。

    該條是與企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系的銜接條款。

    會計信息化工作中，在內(nèi)部控制問題上要把握好：會計信息系統(tǒng)不僅是內(nèi)部控制的手段，同時也是內(nèi)部控制的對象。企業(yè)對會計信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)用周期的每個環(huán)節(jié)都要進行有效的控制，才能保證系統(tǒng)中融入的控制功能正確地發(fā)揮作用。

    關(guān)于信息系統(tǒng)與內(nèi)部控制的具體要求，詳見《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第18號——信息系統(tǒng)》。

    第三十二條  對于信息系統(tǒng)自動生成、且具有明晰審核規(guī)則的會計憑證，可以將審核規(guī)則嵌入會計軟件，由計算機自動審核。未經(jīng)自動審核的會計憑證，應(yīng)當(dāng)先經(jīng)人工審核再進行后續(xù)處理。

    過去文件規(guī)定，對于機制憑證，也需要進行人工審核才能記賬。這反映了當(dāng)時的“計算機模擬手工”思維。

    允許計算機自動審核憑證，是工作規(guī)范適應(yīng)信息化時代要求而做出的突破之一。采用自動審核，要把握好兩項前提：一是必須是信息系統(tǒng)自動生成的憑證，包括原始憑證和記賬憑證。關(guān)于“自動生成”的概念，請參見工作規(guī)范解讀之一《會計資料無紙化政策破冰》中第四十條有關(guān)解釋。二是要有明晰的審核規(guī)則。所謂“明晰”，一般要有量化的指標(biāo)，通過信息的比較做出判斷。

    對于自動生成的憑證，原始數(shù)據(jù)產(chǎn)生的過程往往就已伴隨著審核和控制，只要數(shù)據(jù)傳遞和轉(zhuǎn)換中沒有新的風(fēng)險，則可以視同已自動審核。

    第三十三條  處于會計核算信息化階段的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況，逐步實現(xiàn)資金管理、資產(chǎn)管理、預(yù)算控制、成本管理等財務(wù)管理信息化。

    處于財務(wù)管理信息化階段的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況，逐步實現(xiàn)財務(wù)分析、全面預(yù)算管理、風(fēng)險控制、績效考核等決策支持信息化。

    該條是對企業(yè)會計信息化工作的方向性引導(dǎo)，啟發(fā)企業(yè)不斷將會計信息化工作引向深入。

    對于財務(wù)管理信息化階段、決策支持信息化階段的內(nèi)容劃分，該條的列舉是示范性的，并不意味著企業(yè)必須嚴(yán)格按照階段劃分推進工作，也不意味著會計信息化只有這些工作可以開展。實際上，財務(wù)管理工作與決策支持相關(guān)，決策支持也是財務(wù)管理的內(nèi)容之一。對不同行業(yè)，同樣的工作內(nèi)容也具有不同的地位和意義。例如，對于金融企業(yè)，資產(chǎn)管理和風(fēng)險控制都是獨立于財務(wù)部門的職能領(lǐng)域，其信息化不一定建立于會計核算信息化基礎(chǔ)之上。總之，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身情況，逐步推進會計信息化。

    第三十四條  分公司、子公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團應(yīng)當(dāng)探索利用信息技術(shù)促進會計工作的集中，逐步建立財務(wù)共享服務(wù)中心。

    實行會計工作集中的企業(yè)以及企業(yè)分支機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)為外部會計監(jiān)督機構(gòu)及時查詢和調(diào)閱異地儲存的會計資料提供必要條件。

    財務(wù)共享是指企業(yè)（集團）將下屬單位相同的財務(wù)職能集中，由一個相對獨立的財務(wù)機構(gòu)來行使，即各單位共享一個機構(gòu)的財務(wù)服務(wù)。它起源于上世紀(jì)80年代，由美國通用、福特等大型制造企業(yè)集團提出。目前，財富100強企業(yè)中，已有超過80%建立了財務(wù)共享服務(wù)中心。在我國，近年來，隨著經(jīng)濟全球化、監(jiān)管政策的趨同以及信息化的快速發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始關(guān)注、規(guī)劃和實施財務(wù)共享。

    根據(jù)企業(yè)實際需求和發(fā)展?fàn)顩r，財務(wù)共享可以是部分業(yè)務(wù)流程的共享，如差旅報銷流程共享，也可以是包括對外報告和財務(wù)分析在內(nèi)的全業(yè)務(wù)領(lǐng)域共享；可以是所有地域集中的共享，也可以是區(qū)域性集中的共享。目前，全球企業(yè)財務(wù)共享的服務(wù)領(lǐng)域主要集中在應(yīng)收應(yīng)付管理、固定資產(chǎn)、總賬、差旅與報銷、財務(wù)報表、員工薪酬、資金管理等交易型業(yè)務(wù)流程。也有部分企業(yè)將內(nèi)部審計、預(yù)算、計劃與分析、財務(wù)風(fēng)險管理等非交易型業(yè)務(wù)放入財務(wù)共享范圍。

    財務(wù)共享與會計信息化密不可分。共享伴隨著集中，使得財務(wù)處理與業(yè)務(wù)發(fā)生在物理空間上分離，只有依賴于高效率、高度集成的軟件系統(tǒng)和通訊技術(shù)，才能有效解決空間差異，保障財務(wù)處理的及時性。同時，財務(wù)共享帶來的標(biāo)準(zhǔn)化問題也需要信息系統(tǒng)層面的支持，帶動信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化。

    財務(wù)共享具有以下優(yōu)勢：

    一是高效率低成本。財務(wù)共享的誕生源于企業(yè)對于提高財務(wù)處理效率、節(jié)約財務(wù)成本的追求。通過把內(nèi)部不同單位相同的、重復(fù)設(shè)置的財務(wù)職能集中到獨立的共享中心處理，實現(xiàn)人員、設(shè)備、知識、經(jīng)驗、制度的共享，形成規(guī)模優(yōu)勢。

    二是專業(yè)化。財務(wù)共享形成財務(wù)人員更為明細(xì)的專業(yè)化分工，讓各類會計人員一方面能夠?qū)⒏�多時間集中在各自擅長的領(lǐng)域，充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢，另一方面又在各自領(lǐng)域得到更加豐富的經(jīng)驗積累，從而大幅提升各類財務(wù)工作的專業(yè)水平，提高財務(wù)工作質(zhì)量。同時，財務(wù)共享將會計核算工作從企業(yè)財務(wù)部門中相對剝離，使財務(wù)部門有更多精力關(guān)注發(fā)揮會計的管理職能。

    三是服務(wù)導(dǎo)向。實施財務(wù)共享后，財務(wù)就從企業(yè)的內(nèi)部職能部門轉(zhuǎn)變?yōu)橥獠糠��?wù)供應(yīng)商。共享服務(wù)中心一般與集團內(nèi)客戶簽訂共享服務(wù)協(xié)議，明確服務(wù)的內(nèi)容、時間期限和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。這就促使財務(wù)機構(gòu)轉(zhuǎn)變自身定位，樹立服務(wù)意識，以客戶需求為導(dǎo)向，從而使財務(wù)工作更多地響應(yīng)企業(yè)其他職能的需求，提高財務(wù)服務(wù)的滿意度。

    因此，工作規(guī)范鼓勵大型企業(yè)利用信息技術(shù)逐步建立財務(wù)共享服務(wù)中心，實現(xiàn)財務(wù)職能轉(zhuǎn)型，更好地發(fā)揮會計服務(wù)管理的作用。

    當(dāng)然，財務(wù)共享也帶來會計核算地與企業(yè)注冊地不一致的問題，給注冊地監(jiān)管部門開展會計監(jiān)督帶來了新的挑戰(zhàn)。為此，工作規(guī)范要求實行財務(wù)共享的企業(yè)為監(jiān)督機構(gòu)及時查詢和調(diào)閱異地儲存的會計資料提供必要條件。一是在注冊地辦公場所要提供能訪問到企業(yè)全部會計資料的終端，供監(jiān)管機構(gòu)查詢；二是要根據(jù)注冊地監(jiān)管機構(gòu)的需要及時調(diào)閱異地儲存的紙面會計資料。

    第三十五條  外商投資企業(yè)使用的境外投資者指定的會計軟件或者跨國企業(yè)集團統(tǒng)一部署的會計軟件，應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)范第二章要求。

    該條是對第二十五條在特殊情況下依然適用的明確。它強調(diào)，任何企業(yè)的會計軟件都需要遵循工作規(guī)范第二章要求，沒有例外情況。境外投資者指定的會計軟件或者跨國企業(yè)集團統(tǒng)一部署的會計軟件，必須在根據(jù)工作規(guī)范要求進行漢化等修改完善后，才能交付使用。

    第三十六條  企業(yè)會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)服務(wù)器的部署應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)規(guī)定。數(shù)據(jù)服務(wù)器部署在境外的，應(yīng)當(dāng)在境內(nèi)保存會計資料備份，備份頻率不得低于每月一次。境內(nèi)備份的會計資料應(yīng)當(dāng)能夠在境外服務(wù)器不能正常工作時，獨立滿足企業(yè)開展會計工作的需要以及外部會計監(jiān)督的需要。

    互聯(lián)網(wǎng)時代，移動互聯(lián)、虛擬專用網(wǎng)絡(luò)、遠(yuǎn)程訪問、云計算等技術(shù)的采用，使得信息系統(tǒng)成為只在邏輯上存在的概念，物理上，終端設(shè)備、服務(wù)器可以天南海北，遍布于全球各地。這為跨國企業(yè)集團會計信息系統(tǒng)的部署提供了極大的靈活性。從安全和成本因素考慮，企業(yè)集團可能把多國企業(yè)的系統(tǒng)服務(wù)器集中存放在某個或者數(shù)個城市。財務(wù)共享服務(wù)模式的運用，更是直接將多國企業(yè)的會計工作集中在某個城市進行。這就存在著境內(nèi)企業(yè)的會計資料存放于境外服務(wù)器的情況。

    從企業(yè)對其經(jīng)營管理的工作組織以及信息數(shù)據(jù)有自主決定權(quán)的角度來講，上述做法無可厚非。但是，會計工作不僅是企業(yè)管理活動，由此形成的會計資料也不僅是企業(yè)財產(chǎn)。會計工作還是國家經(jīng)濟管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，企業(yè)會計資料也是政府對企業(yè)監(jiān)管的重要依據(jù)，是國家重要的經(jīng)濟信息資源。因此，企業(yè)會計數(shù)據(jù)服務(wù)器部署在境外的同時，還應(yīng)當(dāng)在境內(nèi)留有備份，以避免我國政府對企業(yè)的會計監(jiān)督可能受到境外因素干擾的風(fēng)險，保障國家經(jīng)濟信息安全。

    按照本條規(guī)定，每月一次的備份頻率是最低限度要求。對于企業(yè)實際應(yīng)當(dāng)采取的備份頻率，以及備份的會計資料范圍，工作規(guī)范采取了“能夠獨立滿足企業(yè)開展會計工作的需要以及外部會計監(jiān)督的需要”的原則性規(guī)定，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在該原則基礎(chǔ)上自行把握。

    第三十七條  企業(yè)會計資料中對經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的描述應(yīng)當(dāng)使用中文，可以同時使用外國或者少數(shù)民族文字對照。

    本條依據(jù)《中華人民共和國會計法》第二十二條制定。需要注意的是，該條的本意是保證會計監(jiān)督人員理解經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的實質(zhì)和內(nèi)容，而不是說，描述中完全不能出現(xiàn)其他語言文字。在不妨礙監(jiān)督人員理解的前提下，描述中的產(chǎn)品、材料型號以及其他約定俗成的專用詞匯可以使用其他語言文字。

    第三十八條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立電子會計資料備份管理制度，確保會計資料的安全、完整和會計信息系統(tǒng)的持續(xù)、穩(wěn)定運行。

    請參見工作規(guī)范解讀之一《會計資料無紙化政策破冰》第四十條有關(guān)解釋。

    第三十九條  企業(yè)不得在非涉密信息系統(tǒng)中存儲、處理和傳輸涉及國家秘密，關(guān)系國家經(jīng)濟信息安全的電子會計資料；未經(jīng)有關(guān)主管部門批準(zhǔn)，不得將其攜帶、寄運或者傳輸至境外。

    本條依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》第二十四條、二十五條制定。部分企業(yè)的會計信息和會計資料可能涉及國家秘密或者國家重大利益，維護企業(yè)電子會計資料安全是保障國家經(jīng)濟信息安全的重要組成部分。企業(yè)在會計信息化建設(shè)和實施過程中，應(yīng)當(dāng)增強保密意識，建立和完善專項規(guī)章制度，加強對有關(guān)人員的教育和管理，進一步做好保密管理工作。

    需要注意的是，企業(yè)因在境外發(fā)行證券與上市等原因，需要向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機構(gòu)和境外監(jiān)管機構(gòu)提供或者公開披露涉及國家秘密的電子會計資料的，應(yīng)當(dāng)依法報有審批權(quán)限的主管部門批準(zhǔn)，并報同級保密行政管理部門備案；是否屬于國家秘密不明確或者有爭議的，應(yīng)當(dāng)報有關(guān)保密行政管理部門確定。需要向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機構(gòu)和境外監(jiān)管機構(gòu)提供或者公開披露涉及國家安全或者重大利益的電子會計資料的，應(yīng)當(dāng)依法報國家檔案局批準(zhǔn)。

日期：2014-2-13 14:58:48 | 關(guān)閉 |  分享到：