商務(wù)部

對外援助成套項目技術(shù)資料歸檔整理與移交辦法

第一章 總 則
第一條 為規(guī)范對外援助成套項目（以下簡稱成套項目）技術(shù)資料的歸檔整理工作，明確移交驗收標(biāo)準(zhǔn)，建立完整、有效的成套項目檔案系統(tǒng)，保存與成套項目有關(guān)的重要歷史資料，滿足成套項目建成后的運營、維修、改（擴）建，以及后評估和研究開發(fā)利用的需要，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合成套項目的特點，制定本辦法。
第二條 制定本辦法的依據(jù)為《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）、《建筑工程資料管理規(guī)程》（北京市地方標(biāo)準(zhǔn)，DB11/T695-2009）、《對外援助成套項目管理辦法》（商務(wù)部2008年第18號令）、《商務(wù)部關(guān)于印發(fā)<對外援助成套項目施工管理規(guī)定>等八個規(guī)范性文件的通知》（商援發(fā)[2008]533號）、《商務(wù)部關(guān)于印發(fā)〈對外援助成套項目技術(shù)資料管理規(guī)定〉的通知》（商援發(fā)[2010]453號，以下簡稱《技術(shù)資料管理規(guī)定》）及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB／T 18894-2002）。
第三條 成套項目技術(shù)資料是對成套項目在準(zhǔn)備和實施過程中形成的具有保存價值的各類技術(shù)文件和反映項目準(zhǔn)備和實施情況的有關(guān)載體的總稱。分為紙質(zhì)文件和電子文件，涵蓋了重要的經(jīng)濟技術(shù)資料和記錄項目實施過程中重要環(huán)節(jié)、重要階段、重大事項的圖片和音像資料。

第二章 職 責(zé)
第四條 商務(wù)部國際經(jīng)濟合作事務(wù)局（以下簡稱經(jīng)濟合作局）是商務(wù)部授權(quán)的成套項目歸檔資料管理部門，負(fù)責(zé)制定有關(guān)實施管理方面的規(guī)章制度，收集、檢查、保管、研究及開發(fā)成套項目資料；對有關(guān)單位在成套項目資料收集、歸檔、保管過程中的工作進行監(jiān)督、檢查，必要時對歸檔整理人員進行培訓(xùn)和現(xiàn)場指導(dǎo)；督促有關(guān)成套項目實施單位按有關(guān)規(guī)定和合同約定移交資料，對于未在規(guī)定期限內(nèi)移交資料的單位及時催交。
第五條　承擔(dān)成套項目招投標(biāo)、考察、勘察設(shè)計、設(shè)計監(jiān)理、施工、施工監(jiān)理、中期驗收和竣工驗收的各有關(guān)單位是成套項目原始資料的形成單位，除須按照國家建設(shè)部門及其他有關(guān)部門的要求收集并保管規(guī)定的資料外，還必須按商務(wù)部的有關(guān)規(guī)定和合同的約定收集、整理并移交招投標(biāo)、考察、勘察設(shè)計資料、施工資料、監(jiān)理資料、中期驗收和竣工驗收資料、技術(shù)合作等資料，并妥善保管備份資料，備份資料的所有權(quán)和使用權(quán)歸商務(wù)部所有。
凡有分包內(nèi)容的成套項目，由總承包單位負(fù)責(zé)匯集、整理各分包企業(yè)編制的全部資料，并對此負(fù)全責(zé)。
第六條 設(shè)計監(jiān)理單位和施工監(jiān)理單位應(yīng)分別對設(shè)計單位和施工單位成套項目的歸檔資料實施監(jiān)督和檢查。
第七條 成套項目實施單位負(fù)責(zé)人及項目技術(shù)組負(fù)責(zé)人應(yīng)對資料管理工作高度重視，建立崗位責(zé)任制，并制定相應(yīng)的檢查、考核措施；指派專門人員負(fù)責(zé)資料的收集、整理和歸檔工作，并督促其認(rèn)真領(lǐng)會、掌握《技術(shù)資料管理規(guī)定》及本辦法的要求。
第三章 資料的形成與收集
第八條 各有關(guān)單位在施工過程中，應(yīng)以商務(wù)部核準(zhǔn)的工程項目劃分為依據(jù)，隨進度、按專業(yè)進行系統(tǒng)收集，并形成種類齊全、份數(shù)足夠的所有原始資料。
第九條 紙質(zhì)資料形成的要求
（一）歸檔資料所載內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、完整，與成套項目實際相符合，具有可追溯性，其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理和驗收等方面規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。
（二）成套項目實施過程中所需填寫的各種表格，采
用本辦法中規(guī)定的表格樣本（見商務(wù)部經(jīng)濟合作局網(wǎng)站：最新資訊 / 援外業(yè)務(wù) / 援外成套項目檔案管理，網(wǎng)頁：
http://jjhzj.mofcom.gov.cn/static/column/1dhd/yunnan.html/）
《商務(wù)部經(jīng)濟合作局對外援助成套項目技術(shù)資料的有關(guān)配
套表格(第一批)》，本辦法未涵蓋的其他表格，則參照采用
國家有關(guān)部門或本行業(yè)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)表格。
（三）歸檔資料應(yīng)在簽署意見、簽名、蓋章處，如實填寫，且字跡清楚，不得代簽。
（四）歸檔的文字資料應(yīng)采用A4幅面（297mm＊210mm）耐久性強的紙張，并采用 耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色（如純藍墨水、圓珠筆、鉛筆和復(fù)寫紙）的書寫材料，字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。
（五）竣工圖紙的編制要求
竣工圖是成套項目中最重要的工程檔案，是成套項目運行、管理、維修、加固和改（擴）建等的重要依據(jù)，因此竣工圖的編制單位和有關(guān)人員必須高度重視，嚴(yán)格按國家有關(guān)規(guī)范的要求編制竣工圖，確保竣工圖的真實性和有效性。
1、竣工圖隨工程進度編制，不得滯后。
2、凡按施工圖施工，未發(fā)生設(shè)計變更的，在施工圖圖簽附近的空白處，逐張加蓋并簽署竣工圖章（圖章樣本見附件1）。
3、凡發(fā)生一般性設(shè)計變更的，且圖面變更量未超過1/3的，可在施工圖上直接改繪，并注明修改的依據(jù)，逐張加蓋及簽署竣工圖章。
4、凡發(fā)生重大設(shè)計變更的，及圖面變更量超過1/3的，應(yīng)重新繪制竣工圖，并逐張加蓋及簽署竣工圖章。
5、設(shè)計變更和工程洽商記錄是編制竣工圖的主要依據(jù)，因此，設(shè)計變更和工程洽商記錄應(yīng)按專業(yè)分類，并在上面注明修改圖紙的圖號。
6、凡一條設(shè)計變更記錄涉及到多張圖紙的，每張圖紙均應(yīng)做相應(yīng)的變更修改。
7、設(shè)計代表、施工技術(shù)組總工程師、施工監(jiān)理工程師必須嚴(yán)格依據(jù)設(shè)計變更和工程洽商記錄，審核竣工圖紙，以確保竣工圖符合國家規(guī)范要求，真實反映成套項目竣工驗收時的實際情況。

第四章 資料的歸檔整理
第十條 成套項目竣工后，各有關(guān)單位應(yīng)及時按照本辦法規(guī)定的具體內(nèi)容和分類方法（詳見附2-1～2-5），對收集的資料進行歸檔整理，并向商務(wù)部經(jīng)濟合作局移交。
第十一條 歸檔資料（竣工圖文件除外）共編制兩套（正本一套、副本一套），每套均由紙質(zhì)資料和規(guī)定的電子版資料組成。正本移交經(jīng)濟合作局，副本由移交單位代商務(wù)部實行異地保管。
竣工圖文件編制一式三套，正本移交經(jīng)濟合作局，一套副本由移交單位代商務(wù)部實行異地保管，另一套副本移交駐受援國使館經(jīng)商機構(gòu)保管。
第十二條 正本歸檔資料必須為原件，確實不能提供原件的，可以復(fù)印件代替，但必須注明原件存放處。產(chǎn)品質(zhì)量證明文件的復(fù)印件須加蓋原件存放單位的公章。制作歸檔資料副本時，如原件份數(shù)不足，可以使用正本資料的復(fù)印件。

第五章 歸檔資料的組卷
第十三條 組卷的原則
（一）文字資料和圖紙原則上不能混裝，如有必要混裝組卷的資料，應(yīng)該文字資料在前，圖紙在后。
（二）遵循資料形成的自然規(guī)律，保持卷內(nèi)資料的有機聯(lián)系。
（三）在按照上述原則的組卷條件下，卷內(nèi)資料應(yīng)按商務(wù)部核準(zhǔn)的項目劃分及形成時間有機地進行編排，系統(tǒng)地組卷。
1、工程圖紙按專業(yè)組卷，同專業(yè)的圖紙按圖號順序排列。
2、工程質(zhì)量驗收資料應(yīng)按檢驗批、分項、分部（子分部）和單位工程（子單位）順序逐級編排組卷。
3、鋼筋、水泥、砂石等公用材料的有關(guān)資料應(yīng)單獨組卷。
4、單位工程的歸檔資料總量超過20卷的，應(yīng)編制總目錄且獨立成卷。
第十四條 案卷編制
（一）案卷構(gòu)成
案卷應(yīng)由封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)資料、備考表和封底構(gòu)成并按此順序裝訂（案卷封面、卷內(nèi)目錄和備考表的樣本詳見附件3至5）。
（二）案卷頁碼編號
1、每卷頁碼獨立編號，卷內(nèi)有書寫內(nèi)容的資料均按頁面編號，頁號從阿拉伯?dāng)?shù)字1開始，編寫在頁面的右下角（背面如有內(nèi)容，編寫在背面的左下角），折疊后的圖紙一律編寫在右下角。
2、案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、封底不編寫頁號。
3、成套圖紙或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原有目錄可代替卷內(nèi)目錄，已有頁碼的不必重新編號。
第十五條 案卷規(guī)格與裝訂
（一） 案卷規(guī)格：案卷封面、目錄、備考表、封底均應(yīng)采用70g以上、A4幅（297mm*210mm）尺寸的書寫紙張制作，圖紙統(tǒng)一折疊成A4幅面，小于A4幅面的要用A4白紙襯托。
（二）不同幅面的圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/10609.3-89）統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露出外面。
（三）案卷厚度：文字資料以近40mm為宜，圖紙資料以40 mm—60mm為宜。考察、勘察報告、中期驗收、竣工驗收報告必須獨立成卷。
（四）包括文字和圖紙在內(nèi)的所有零散資料均必須整齊牢固裝訂成卷,裝訂前應(yīng)剔除金屬物，建議采用線繩左側(cè)三孔裝訂法，訂結(jié)打在背面。裝訂線距左側(cè)20mm，上下孔距中孔80mm，避免裝訂線壓占頁面上有圖、文內(nèi)容的部分。必要時，裝訂線一側(cè)根據(jù)案卷薄厚加墊草板紙。
自然成冊的資料不必另行裝訂，但不得帶有金屬裝訂物，不得以塑料裝訂物打孔活頁裝訂。
第十六條 案卷的裝盒
資料移交前不必裝盒，正式移交后在經(jīng)濟合作局使用中國對外援助成套項目檔案專用裝具統(tǒng)一裝盒。

第六章 電子文件收集與整理
第十七條 電子文件的收集
電子文件包括以下兩類：一是有關(guān)文字資料和圖紙的電子版本（見附件2-1～2-5中電子文件移交相關(guān)部分）；二是反映項目實施各方面情況的音像和圖片資料的電子文件（歸檔移交內(nèi)容和分類目錄見附件6）。
第一類電子文件最終版確定并印制相應(yīng)紙質(zhì)文件后，應(yīng)立即將最終版的電子文件存入專用的暫存存儲器中（其它無關(guān)電子文件不得與此混存），或刻錄成盤，妥善保管，供電子文件歸檔整理時使用。必要時，向本單位檔案部門進行臨時歸檔備案。
第二類電子文件形成后應(yīng)立即在不同的存儲介質(zhì)中備份。
在紙質(zhì)資料正式裝訂前，應(yīng)按本辦法的有關(guān)要求制作電子文件，尤其是需掃描成電子文件的紙質(zhì)資料，如圖紙類
電子文件的存儲格式要求如下：
（一）文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式，移交時要求轉(zhuǎn)化為PDF格式。
（二）對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF、BMP為通用格式。
（三）對用計算機輔助設(shè)計或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。
（四）對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI、RMVB為通用格式。
（五）對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。
（六）對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時則應(yīng)連同專用軟件一并收集。
第十八條 電子文件的整理
（一）對擬刻入光盤的電子文件進行歸檔鑒定，對其真實性、完整性、有效性進行檢驗和審核。
（二）對照紙質(zhì)文件逐一核對，確保電子文件與相應(yīng)紙質(zhì)文件的內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，存儲格式滿足本辦法的要求。
（三）對歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進行檢測，檢測各電子文件所依賴的硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性、有無病毒感染等。
（四）按附件6的分類目錄存儲檢驗合格的音像、圖片電子文件，必要時增加子條目。
第十九條 電子光盤的刻錄及包裝要求
（一）文字、圖紙、音像圖片等三類電子文件不能在同一張光盤中混裝，須分別刻錄在不同的光盤上。
（二）竣工圖電子文件以有手簽、蓋章的紙質(zhì)竣工圖為對象，掃描形成電子文件。
（三）如果電子文件是由自行開發(fā)的軟件形成的，應(yīng)將該軟件與相關(guān)數(shù)據(jù)一同刻錄進光盤。
（四）選用高品質(zhì)一次性可讀寫CD或DVD光盤，禁止選用可擦寫光盤。
（五）電子文件要求一式三套，移交經(jīng)濟合作局兩套、第三套由檔案移交單位代商務(wù)部保管，使用權(quán)歸商務(wù)部所有，竣工圖掃描電子版文件制作四套，其中一套連同紙質(zhì)資料一起移交駐受援國使館經(jīng)商機構(gòu)保管。
（六）移交的光盤應(yīng)使用硬盒包裝，并在表面貼上標(biāo)簽（樣本見附件7），標(biāo)明項目名稱、光盤編號、該盤所載文件的類別名稱。
（七）刻錄光盤時，應(yīng)使用該項目的名稱和序號對其命名。光盤內(nèi)應(yīng)附有說明該項目基本情況的WORD文檔。音像、圖片資料刻錄時，應(yīng)按照附件6的分類辦法在盤內(nèi)建立相應(yīng)的文件夾進行存放。每段音像、每幅照片應(yīng)使用能反映其內(nèi)容的文字說明來命名。圖紙類資料應(yīng)按照單位工程、專業(yè)類別分別建立相應(yīng)的文件夾。

第七章 資料的移交
第二十條 各有關(guān)單位應(yīng)在辦理完項目對外移交手續(xù)后30個工作日內(nèi)向經(jīng)濟合作局移交歸檔資料。
第二十一條 全部紙質(zhì)資料和電子文件的歸檔整理結(jié)束后，應(yīng)制作《對外援助成套項目資料移交書》和編制《移交資料明細表》（移交書和明細表各一式三份，格式見附件8和附件9）。
（一）接收單位按有關(guān)規(guī)定驗收移交資料，如果發(fā)現(xiàn)存在問題，向移交單位提出書面整改意見，經(jīng)移交單位最大限度地彌補了存在的缺陷后，辦理移交手續(xù)。
（二）如果所移交的資料經(jīng)整改后仍存在嚴(yán)重的缺陷問題，若不能補充所缺資料，則應(yīng)書面說明原因，并提出整改措施，由單位負(fù)責(zé)人簽字蓋章。
第二十二條 任何單位或個人不得私自保存應(yīng)移交歸檔的資料，也不得以任何理由拒絕移交歸檔資料。任何人不得涂改、偽造移交資料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將追究其責(zé)任。

第八章 附 則
第二十三條 本辦法適用于新建房屋建筑工程類成套項目的技術(shù)資料管理，本辦法中未涵蓋的歸檔資料，及其他工程類項目的技術(shù)資料，以本行業(yè)的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，進行歸集和整理。
第二十四條 對外援助技術(shù)合作項目的技術(shù)資料歸檔整理與移交，參照本辦法執(zhí)行。
第二十五條 本辦法由經(jīng)濟合作局負(fù)責(zé)解釋。
第二十六條 本辦法自頒布之日起施行。《關(guān)于印發(fā)商務(wù)部經(jīng)濟合作局對外援助成套項目資料歸檔整理與移交辦法（試行）的通知》（商合促信發(fā)[2009]19號）同時廢止。
附件：1、竣工圖章式樣
2、援外成套項目資料移交目錄
3、案卷封面式樣
4、卷內(nèi)目錄式樣
5、卷內(nèi)備考表
6、音像、圖片資料分類目錄
7、光盤盒標(biāo)簽
8、對外援助成套項目資料移交書
9、移交資料明細表
http://jjhzj.mofcom.gov.cn/accessory/201104/1302658393632.doc



二0一一年三月二十五日

2.援外項目技術(shù)資料配套表格(第一批)http://jjhzj.mofcom.gov.cn/accessory/201104/1302658594937.rar