山東省菏澤市人民政府辦公室

菏澤市人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)菏澤市行政執(zhí)法檔案管理辦法的通知

菏政辦發(fā)〔2011〕19號(hào)


各縣區(qū)人民政府，市政府各部門(mén)，市屬各企業(yè)，各大中專院校：
《菏澤市行政執(zhí)法檔案管理辦法》已經(jīng)市政府第25次常務(wù)會(huì)議研究通過(guò)，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。



二○一一年五月三日

　

菏澤市行政執(zhí)法檔案管理辦法



第一條 為加強(qiáng)行政執(zhí)法檔案管理，促進(jìn)行政執(zhí)法檔案工作制度化、規(guī)范化，推進(jìn)依法行政，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)行政處罰法》和《山東省檔案條例》等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合我市實(shí)際，制定本辦法。
　　第二條 本市行政區(qū)域內(nèi)行使行政執(zhí)法權(quán)的各級(jí)行政執(zhí)法機(jī)關(guān)，法律、法規(guī)授權(quán)的組織，以及受行政執(zhí)法機(jī)關(guān)委托的行政機(jī)關(guān)或者具有管理公共事務(wù)職能的組織（以下簡(jiǎn)稱行政執(zhí)法單位），均應(yīng)當(dāng)遵守本辦法。
第三條 本辦法所稱行政執(zhí)法檔案，是指行政執(zhí)法單位在實(shí)施行政許可、行政處罰、行政強(qiáng)制、行政征收、行政檢查等行政執(zhí)法活動(dòng)中形成的各種執(zhí)法文書(shū)、圖表、聲像和電子載體等歷史記錄。
第四條 市檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)全市行政執(zhí)法檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)。
縣區(qū)檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)本級(jí)政府所屬行政執(zhí)法檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)。　
　第五條 行政執(zhí)法單位應(yīng)當(dāng)建立健全行政執(zhí)法檔案的收集、整理、立卷、歸檔和案卷評(píng)查制度，提供檔案工作必要的設(shè)施，配備檔案工作人員，加強(qiáng)行政執(zhí)法檔案的管理。
第六條 行政執(zhí)法檔案應(yīng)當(dāng)由行政執(zhí)法單位集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。
第七條 行政執(zhí)法單位應(yīng)將行政執(zhí)法檔案單獨(dú)作為一類整理、排列，行政執(zhí)法檔案較少的可作為文書(shū)檔案屬類整理。
第八條 行政執(zhí)法單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)行政執(zhí)法活動(dòng)的實(shí)際，將所形成的下列記錄歸檔：
（一）行政許可（審批），包括行政許可（含變更或延續(xù)行政許可，下同）申請(qǐng)書(shū)、受理或不予受理書(shū)面憑證、補(bǔ)正材料告知書(shū)、當(dāng)場(chǎng)或?qū)嵉貙彶椴牧稀⒙?tīng)取意見(jiàn)材料、舉行聽(tīng)證材料、招標(biāo)（拍賣(mài)）情況材料、檢驗(yàn)（檢測(cè)、檢疫）結(jié)果、專家評(píng)審（鑒定）意見(jiàn)、準(zhǔn)予行政許可或不予行政許可的書(shū)面決定、撤銷（撤回）行政許可決定書(shū)、行政許可注銷手續(xù)、行政復(fù)議或行政訴訟材料、國(guó)家賠償有關(guān)材料等。
　　（二）行政處罰，包括行政處罰決定書(shū)、立案（受案）材料、各種證據(jù)材料、聽(tīng)證材料、擬行政處罰的審查意見(jiàn)、行政處罰告知書(shū)、送達(dá)憑證、罰沒(méi)款票據(jù)、暫緩或分期繳納罰款的材料、行政處罰執(zhí)行材料、行政復(fù)議或行政訴訟材料等。
　　（三）行政征收，包括行政征收的文件依據(jù)、征收通知書(shū)、征收票據(jù)、暫緩或分期繳納材料、強(qiáng)制執(zhí)行材料、行政復(fù)議或行政訴訟材料等。
　　（四）行政強(qiáng)制，包括采取行政強(qiáng)制措施的批準(zhǔn)文件、現(xiàn)場(chǎng)筆錄、查封（扣押）或解除查封（扣押）清單、凍結(jié)或解除凍結(jié)存款決定書(shū)、督促催告的書(shū)面材料、當(dāng)事人陳述申辯記錄、行政強(qiáng)制決定書(shū)、代為履行材料、申請(qǐng)法院強(qiáng)制執(zhí)行材料、法院裁定材料以及行政復(fù)議或行政訴訟材料等。　
　　（五）行政檢查，包括行政許可后的跟蹤監(jiān)督檢查和日常巡回監(jiān)督檢查情況，包括現(xiàn)場(chǎng)勘查（書(shū)面、影像資料）記錄、詢問(wèn)筆錄、檢查結(jié)論、現(xiàn)場(chǎng)采取的措施等。　　
　　（六）其他行政執(zhí)法活動(dòng)，包括行政執(zhí)法機(jī)關(guān)的確認(rèn)、裁決、給付、獎(jiǎng)勵(lì)等結(jié)論性材料，當(dāng)事人申請(qǐng)及提供的材料，有關(guān)證據(jù)材料，行政執(zhí)法機(jī)關(guān)的審查意見(jiàn)，以及其他相關(guān)材料。　　
　　第九條 行政執(zhí)法檔案應(yīng)按照年代、月份、案件排列，一個(gè)年代一個(gè)流水號(hào)，一案一號(hào)，一案多盒的加注案件盒號(hào)。
　　跨年度的案件執(zhí)行完畢,材料應(yīng)放于立案時(shí)間歸檔。　　 　
　　第十條 行政執(zhí)法檔案盒內(nèi)材料應(yīng)當(dāng)一件一裝訂，作為正卷保存，其中涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的，可以設(shè)為副卷。
　　外文及少數(shù)民族文字材料應(yīng)當(dāng)附漢語(yǔ)譯文。　
　　第十一條 行政執(zhí)法檔案的盒內(nèi)材料應(yīng)當(dāng)按序排列，依次編寫(xiě)件號(hào)，并統(tǒng)一在有實(shí)際內(nèi)容的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。
　　聲像和電子材料按照有關(guān)規(guī)定整理。　
　　第十二條 行政執(zhí)法檔案的盒內(nèi)材料應(yīng)當(dāng)制作盒內(nèi)目錄，盒內(nèi)目錄應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)。
　　第十三條 檔案盒封面應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)單位名稱，檔案盒脊背的全宗號(hào)、目錄號(hào)在移交檔案館時(shí)填寫(xiě)。
　　第十四條 行政執(zhí)法檔案應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一裝具。檔案盒及其他裝具由同級(jí)檔案行政管理部門(mén)按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)監(jiān)制。
　　第十五條 行政執(zhí)法檔案盒內(nèi)材料破損的應(yīng)予修補(bǔ)，過(guò)小的應(yīng)襯紙粘貼，過(guò)大的應(yīng)折疊整齊，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。
　　不能隨案卷立卷的證據(jù)，應(yīng)放入證據(jù)袋中隨卷歸檔，不便附卷的證據(jù)可拍照片附卷。　
　　第十六條 行政執(zhí)法檔案應(yīng)當(dāng)建立行政執(zhí)法檔案目錄，一冊(cè)目錄內(nèi)案件編號(hào)不得重復(fù)。
　　第十七條 行政執(zhí)法檔案應(yīng)當(dāng)符合下列要求：
　　（一）材料應(yīng)齊全完整；　
　　（二）正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件等，應(yīng)在一起排列；　　
　　（三）有關(guān)材料情況說(shuō)明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)，并置于盒尾。　　
　　第十八條 行政執(zhí)法單位應(yīng)當(dāng)在案件終結(jié)后60日內(nèi)將行政執(zhí)法活動(dòng)中形成的有關(guān)記錄歸檔。
　　第十九條 行政執(zhí)法單位對(duì)歸檔的檔案，應(yīng)當(dāng)編制檢索工具，以滿足檔案提供利用的需要。
　　第二十條 利用行政執(zhí)法檔案，應(yīng)當(dāng)按有關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，利用結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸還檔案。
　　任何單位和個(gè)人不得在檔案上涂改和作文字標(biāo)記。　
　　第二十一條 行政執(zhí)法檔案的保管期限執(zhí)行下列規(guī)定：
　　（一）屬于有限自然資源開(kāi)發(fā)利用、公共資源配置以及直接關(guān)系公共利益的特定行業(yè)，直接關(guān)系公共安全、人身健康、生命財(cái)產(chǎn)安全等方面的行政許可、行政強(qiáng)制、行政處罰的，應(yīng)當(dāng)永久保管；　
　　（二）屬于行政確認(rèn)、行政裁決、行政征收、行政給付、行政獎(jiǎng)勵(lì)、行政規(guī)劃、行政合同的，應(yīng)當(dāng)永久保管；　　
　　（三）屬于其他行政執(zhí)法案件的，應(yīng)定期保管。　　
　　第二十二條 屬于永久保管的行政執(zhí)法檔案，應(yīng)在歸檔10年后按有關(guān)規(guī)定向同級(jí)檔案館移交，并辦理移交手續(xù)。
　　定期檔案保管到期后，可鑒定銷毀。　
　　第二十三條 對(duì)同一事項(xiàng)的行政執(zhí)法活動(dòng)，由不同的行政執(zhí)法單位分別實(shí)施的，所形成的行政執(zhí)法檔案應(yīng)當(dāng)向同一檔案館移交。
　　第二十四條 在行政執(zhí)法檔案收集、整理、保護(hù)中作出顯著成績(jī)的單位和個(gè)人，由政府或檔案行政管理部門(mén)、行政執(zhí)法單位給予獎(jiǎng)勵(lì)。
　　第二十五條 違反本辦法的行政執(zhí)法單位，由檔案行政管理部門(mén)依法責(zé)令限期整改、通報(bào)批評(píng)或建議同級(jí)政府取消其評(píng)比先進(jìn)的資格。
　　對(duì)違反本辦法的行政執(zhí)法人員，由主管部門(mén)依據(jù)有關(guān)規(guī)定給予批評(píng)教育、離崗培訓(xùn)、調(diào)離行政執(zhí)法崗位、取消行政執(zhí)法資格等處理。　
　　第二十六條 對(duì)因保管不善造成行政執(zhí)法檔案丟失、損毀、泄露國(guó)家秘密或偽造、編造、篡改行政執(zhí)法檔案的，由檔案行政管理部門(mén)依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《山東省檔案條例》等有關(guān)規(guī)定處理；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
　　第二十七條 法律、法規(guī)、規(guī)章對(duì)行政執(zhí)法檔案管理另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
　　第二十八條 本辦法自2011年7月1日起施行。