城市社區檔案管理辦法
城市社區檔案管理辦法
國家檔案局 民政部
城市社區檔案管理辦法
國家檔案局
令
民政部
第11號
《城市社區檔案管理辦法》已經2015年10月12日國家檔案局局務會議、2015年9月29日民政部部務會議審議通過，現予以公布，自2016年1月1日起施行。
國家檔案局局長 李明華
民 政 部 部 長 李立國
2015年11月23日
城市社區檔案管理辦法
第一條 為規范城市社區檔案（以下簡稱社區檔案）管理，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城市居民委員會組織法》和國家有關規定，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱社區檔案，是指城市社區黨組織、居民委員會、社區服務機構、社區社會組織（以下簡稱社區各類組織）和居民在社區建設中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條 社區檔案工作在業務上接受街道辦事處（鄉鎮人民政府）以及檔案行政管理部門和民政部門的監督和指導。
第四條 社區黨組織和居民委員會應當重視檔案工作，加強組織領導，將檔案工作納入社區建設內容，促進檔案工作與社區其他各項工作同步協調發展。
第五條 社區檔案工作經費從社區的辦公經費中列支，并應當滿足實際工作的需要。
第六條 社區黨組織或者居民委員會應當配備專門人員管理本社區各類檔案,有條件的地方可以設立綜合檔案室。
檔案管理人員應當經過檔案專業知識培訓，調離工作崗位時應當在離職前辦理檔案交接手續。
第七條 社區綜合檔案室或者檔案管理人員負責宣傳、貫徹和執行黨和國家有關檔案工作的法律法規和標準規范，指導、監督本社區文件材料的歸檔、整理和移交工作。
第八條 社區檔案由社區綜合檔案室或者檔案管理人員集中統一管理，任何單位和個人不得據為己有或者擅自銷毀。
第九條 社區建設中形成的文件材料可以分為文書類、科技類、會計類等三個大類，具體的歸檔范圍和保管期限參照本辦法附件。
第十條 社區文件材料的歸檔，應當符合以下要求：
（一）歸檔的文件材料應當齊全、完整、排列有序；裝訂結實、整齊；備考表填寫真實、清楚；歸檔文件目錄或者卷內文件目錄明晰、準確；
（二）歸檔的文件材料中有照片或者復印件的，應當圖文清晰；
（三）歸檔時間：
文書材料于次年6月底前歸檔；
科技文件材料在科技活動結束后1個月內歸檔；
會計材料由會計部門在會計年度終了后保管1年，于次年3月底前歸檔；
聲像材料在活動結束或者辦理完畢后隨時歸檔；
實物材料及時歸檔；
電子文件按照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894）和《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》(DA/T38)的要求整理。
第十一條 社區檔案按照下列規則進行分類編號：
（一）文書檔案按照年度——問題（社區黨建、居民自治、社區管理、社區服務、社區治安等）進行分類，參照《歸檔文件整理規則》，以件為單位，按年度——問題——保管期限排列編號；
（二）科技檔案中的基建檔案按照工程項目分類整理，按照項目——時間排列編號；設備儀器檔案按照型號分類整理，按照型號——時間排列編號；
（三）會計檔案按照年度——類別（報表、賬簿、憑證、其他）分類整理并排列編號；
第十二條 社區綜合檔案室或者檔案管理人員應當設立專室或者專柜保管檔案，采取有效的防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲、防磁等措施，確保檔案的完整與安全。
第十三條 檔案管理人員應當定期對檔案及其保管狀況進行全面檢查，并形成安全檢查記錄；如有破損、霉變、蟲蛀、褪色等現象時，應當及時修補、復制或者進行其他技術處理。
對聲像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用；有條件的地方要及時對聲像檔案進行數字化轉化，以利于長期使用。
第十四條 社區綜合檔案室或者檔案管理人員應當建立檔案統計制度，對檔案的收進和移出、保管數量、借閱和利用效果、銷毀等情況，進行及時、準確的統計。
第十五條 社區綜合檔案室或者檔案管理人員應當建立健全檔案利用制度，為檔案利用創造條件，簡化手續，提供方便。
利用檔案時應當按照規定辦理手續，并及時做好利用效果登記。
檔案管理人員應當認真檢查歸還檔案，如發現有短缺、涂改、污損情況，要及時報告并追查。
第十六條 社區應當組織成立檔案鑒定工作小組，對已到期檔案及時進行鑒定。
鑒定工作小組由社區檔案管理人員和形成檔案的組織的人員（或者居民代表）組成，鑒定后應當形成檔案鑒定報告。對失去保存價值的檔案，應當清點核對并編制檔案銷毀清冊，經過必要的審批手續后按照規定銷毀。
禁止擅自銷毀檔案。檔案銷毀清冊應當永久保存。
第十七條 社區檔案應當依法保持齊全完整，不得隨意將社區檔案拆散、重新組合。
第十八條 社區綜合檔案室或者檔案管理人員應當圍繞社區中心工作和居民利用需求，加強檔案信息資源的開發利用，積極開展檔案編研工作。
第十九條 社區檔案管理應當積極采用計算機等先進技術，逐步實現檔案管理的信息化、現代化。
第二十條 涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私等內容的檔案的保管、利用，應當按照國家有關法律法規規定辦理。
第二十一條 違反國家有關規定，對檔案有損毀、丟失以及出賣、涂改、偽造、泄密等情況的，應當依法追究相關人員責任。構成犯罪的，依法追究刑事責任。
第二十二條 各省（自治區、直轄市）、新疆生產建設兵團檔案行政管理部門商同級民政部門，可以結合當地實際情況制定本辦法的實施細則。
第二十三條 本辦法由國家檔案局和民政部負責解釋。
第二十四條 本辦法自2016年1月1日起實施。
附件
城市社區文件材料歸檔范圍和保管期限表
一級
類目
二級類目
順序號
歸檔范圍
保管期限
文
書
材
料
社區黨群管理及社區管理類
1
上級針對本社區設立、撤并、調整、更名、社區干部任免的通知、批復等文件材料
永久
2
本社區組織簡介、人員編制、印信啟用和印信作廢等文件材料
永久
3
本社區黨組織會議、居民委員會會議的會議紀要、記錄、討論通過的決議、規定等
永久
4
本社區組織召開的黨員大會、居民會議、團組織會議、婦聯組織會議等重要會議的通知、名單、日程、報告、講話、總結、紀要等
永久
5
本社區組織召開的重要會議的典型材料、交流材料、代表發言材料、簡報等
30年
6
本社區召開的民主懇談會、居民聽證會、民主協商、矛盾糾紛調解、民情民意反映等一般會議的通知、名單、日程、總結、紀要等
10年
7
本社區召開的一般會議的交流材料、代表發言材料等
10年
8
本社區開展居務公開、民主評議工作過程中形成的文件材料
永久
9
上級領導視察、檢查本社區工作時形成的文件材料
（1）重要的
永久
（2）一般的、本社區工作匯報材料
10年
10
本社區居民委員會計劃、總結、統計、調研等方面的文件材料
（1）年度和年度以上的計劃、總結、統計材料、重要專題的調研材料
永久
（2）年度以下的計劃、總結、統計材料、一般問題的調研材料
10年
11
本社區黨組織、居民委員會、社區工、青、婦等群團組織、社區社會組織等各類組織的換屆選舉材料、上級批準或登記備案材料
永久
12
本社區專項活動形成的文件材料
（1）重要的（如各類創建活動等）
30年
（2）一般的（如精神文明教育、文化藝術、全民健身、科普教育、環保宣傳教育、愛國衛生運動、健康教育等活動）
10年
13
上級頒發的關于居民委員會工作的文件材料
（1）法規政策性文件
30年
（2）規范性、一般性文件
10年
14
本社區的請示和上級針對本社區各項工作的批復、批示
（1）重要業務問題的
永久
（2）一般業務問題的
30年
15
本社區編輯、編寫的文件材料
（1）大事記、組織沿革等
永久
（2）簡報、情況反映、工作信息等
10年
16
關于本社區的新聞報道
10年
17
本社區制定的各項規章、規范、制度、公約等
30年
18
針對本社區人員的表彰、獎勵等文件材料
（1）受縣級（含）以上表彰、獎勵的
永久
（2）受縣級以下表彰、獎勵的
30年
19
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