應急管理部、國家檔案局關于印發《應急管理檔案管理規定》的通知
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應急管理部 國家檔案局
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應急〔2023〕42號
國家消防救援局、國家礦山安全監察局、中國地震局，各省、自治區、直轄市應急管理廳（局）、檔案局，新疆生產建設兵團應急管理局、檔案局，部機關各司局，國家安全生產應急救援中心，部所屬事業單位：
現將《應急管理檔案管理規定》印發給你們，請認真遵照執行。
應急管理部 國家檔案局
2023年5月31日
應急管理檔案管理規定
第一章 總則
第一條 為加強應急管理檔案工作，推進應急管理檔案科學、規范管理，有效保護和利用檔案，更好地服務新時代應急管理事業高質量發展，根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案管理規定》以及應急管理有關法律法規，結合工作實際，制定本規定。
第二條 應急管理檔案是指應急管理系統各單位在履行職責、從事公務活動中直接形成的，對國家、社會和本單位具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 應急管理檔案工作是應急管理工作的重要組成部分，是服務應急管理治理體系和治理能力現代化、保護單位和個人合法權益、維護歷史真實面貌的一項重要的基礎性、支撐性工作。
第四條 應急管理部，國家消防救援局、國家礦山安全監察局、中國地震局及其系統各單位，地方應急管理部門，國家安全生產應急救援中心，應急管理部所屬事業單位（以下統稱各單位）應當加強檔案工作，將檔案工作納入本單位發展規劃、年度工作計劃，將檔案工作經費列入年度財政預算，確保檔案工作與整體工作同步協調發展。
第五條 應急管理檔案工作遵循統一領導、分級管理的原則。各單位的全部檔案，應當由本單位檔案工作機構或檔案工作負責部門（以下統稱檔案機構）集中、統一管理，維護檔案完整與安全，便于檢索、開發和利用。
第二章 檔案機構、職責和人員
第六條 應急管理部依法制定應急管理檔案工作規章制度和標準規范。應急管理部辦公廳在職責范圍內統籌協調應急管理系統檔案工作，并負責指導、督促應急管理部檔案館相關工作。應急管理部檔案館負責履行應急管理部機關檔案管理職能，監督、指導部所屬單位檔案工作，并在職責范圍內指導應急管理系統的檔案業務工作,開展檔案信息化建設，承擔應急管理系統重要檔案及數據、資料接收工作。
國家消防救援局、國家礦山安全監察局、中國地震局設立檔案工作機構或指定檔案工作負責部門，負責本單位檔案工作,對系統各單位檔案工作進行指導，將本單位和本系統檔案管理的基本制度報應急管理部和國家檔案局備案。
地方應急管理部門檔案工作實行屬地管理，并接受上級應急管理部門相應職責范圍內的業務指導，按照有關規定匯交重要檔案數據。
第七條 各單位應當加強檔案工作的組織協調，建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公室（或承擔該項職能的綜合機構）及相關部門負責人組成的檔案工作協調機制，或將檔案工作納入相關工作協調機制，協調處理檔案鑒定、解密、劃控、信息化建設、安全，以及重大建設項目、災害事故應對和重大活動文件材料歸檔等檔案工作中的重要事項。分管檔案工作負責人應當定期聽取檔案機構工作匯報，及時研究并協調解決檔案工作中的問題。
第八條 各單位檔案機構的基本任務是：
（一）貫徹執行有關檔案工作的法律法規、方針政策和規章制度，落實各項工作部署；
（二）建立健全本單位檔案工作制度、發展規劃或工作計劃，制定檔案管理應急預案，開展應急演練；
（三）對各種文件材料的收集、整理和歸檔工作進行監督和指導，負責檔案保管、鑒定、統計、利用等工作，按照有關規定移交檔案及數據。協助做好政府信息公開工作；
（四）負責檔案信息化工作并統籌本單位和所屬單位檔案信息一體化工作。建設電子檔案管理系統，依法對電子文件、電子檔案實行規范管理。開展傳統載體檔案數字化；
（五）監督、指導所屬單位的檔案工作，組織檔案業務交流和培訓，開展檔案宣傳教育活動等；
（六）圍繞安全生產、防災減災救災、應急救援等需要，開展檔案信息開發工作。
第九條 各單位應當建立以檔案機構為中心，由相關人員組成的檔案管理工作網絡。檔案機構應當配備與工作量相匹配的檔案工作人員，具體承擔本單位檔案業務工作，并保持檔案工作人員隊伍穩定；內設職能機構應當指定人員，承擔本機構文件材料的收集、整理和歸檔工作。
第十條 檔案工作人員應當為正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠于職守，具備檔案管理、信息管理等相關知識背景或業務技能。
第十一條 各單位應當將檔案基礎知識培訓納入新錄用人員入職培訓，納入業務人員綜合能力培訓，強化歸檔責任意識。
檔案工作人員應當定期參加培訓，及時掌握新規范、新標準、新技術、新要求，提升檔案業務管理能力。
第十二條 各單位應當把檔案干部培訓、交流、使用列入干部培養和選拔任用統一規劃，統籌安排，為檔案干部學習培訓、掛職鍛煉、交流任職等創造條件，不斷提高檔案干部隊伍素質。
第十三條 檔案工作人員離崗離職時，應當辦好交接手續；涉密檔案工作人員離崗離職應當按照國家有關保密法律法規執行。
第十四條 各單位應當為檔案工作人員配備勞動保護用品，避免檔案管理過程中受到有毒有害物質損害。
第三章 文件材料收集、整理與歸檔
第十五條 各單位應當按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》和國家檔案局關于全面推行機關檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度（以下統稱三合一制度）的要求，編制本單位的三合一制度，報經檔案主管部門審查同意后執行。
國家消防救援局、國家礦山安全監察局、中國地震局編制本單位、本系統的三合一制度，報國家檔案局審查同意后執行。
應急管理部所屬事業單位三合一制度，報應急管理部審查同意后執行。
各單位內設機構或工作職能發生變化時，應當及時修訂三合一制度，經重新審查同意后執行。
第十六條 各單位文件承辦機構按照三合一制度及時收集形成的文件材料，向本單位檔案機構歸檔。兩個以上機構聯合承辦的，由主辦機構負責歸檔。
在開展災害事故應對工作，以及普查、督查、檢查、整治等專項工作和舉辦重大活動時，各單位主辦機構應當指定專人負責文件材料的收集、整理和歸檔工作。
第十七條 歸檔文件材料應當全面、系統地反映中國共產黨領導應急管理各項工作，包括紙質、電子、實物等載體形式。下列文件材料應當納入收集范圍：
（一）日常公務活動中形成的反映本單位主要職能活動，對應急管理事業發展和歷史研究具有利用價值的文件材料；
（二）應對災害事故，開展普查、督查、檢查、整治等專項工作，舉辦重要會議、重大活動，參與國際救援，承擔重大建設項目、科研課題，引進重要先進技術設備等形成的文件材料，以及各業務領域形成的具有憑證、查考作用的專業文件材料；
（三）應急管理工作中形成的維護國家、單位和個人權益等方面具有憑證、查考作用的文件材料；
（四）英模集體和個人或受縣級（含）以上表彰、獎勵的先進集體、勞動模范、先進工作者、中國消防忠誠衛士以及應急救援中犧牲的烈士、119消防獎等相關文件材料；
（五）貫徹執行的上級、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；
（六）其他對應急管理工作具有查考價值的文件材料。
第十八條 歸檔文件材料應當為原件，做到真實、準確、組件齊全、內容完整。
電子文件應當連同元數據一并收集，符合《數字檔案室建設指南》、《文書類電子文件元數據方案》（DA/T 46）、《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T 54）、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T 63）。
符合國家有關電子檔案單套管理規定的電子文件，可以僅以電子形式進行歸檔。
第十九條 各單位應當按照檔案分類方案，對歸檔文件進行科學系統地分類、整理、排列、編目。檔案門類包括：
（一）文書、科技（科研、基建、設備）、人事、會計檔案；
（二）履行應急管理行業特有職責形成的專業檔案；
（三）照片、錄音、錄像等音像檔案；
（四）業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案；
（五）印章、題詞、獎牌、獎杯、獎章、證書、錦旗、公務禮品等實物檔案；
（六）其他檔案。
前款（一）（二）（三）項包含傳統載體檔案和電子檔案兩種形式。
第二十條 檔案整理應當遵循文件材料形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。一般以“件”或“卷”為整理單位，逐件或逐卷編制檔號。整理方法分別按照《歸檔文件整理規則》（DA/T 22）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822）、《會計檔案案卷格式》（DA/T 39）、《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T 50）、《錄音錄像檔案管理規范》（DA/T 78）、《印章檔案整理規則》（DA/T 40）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894）、《政務服務事項電子文件歸檔規范》（DA/T 85）、《政府網站網頁歸檔指南》（DA/T 80）等執行。
第二十一條 文件材料經承辦機構整理完畢后，應當于次年6月底前歸檔。其中災害事故檔案，于工作結束后1個月內歸檔。辦公自動化系統、業務系統等形成的電子文件，應當隨辦隨歸。
會計檔案在會計年度終了后,可由單位會計機構臨時保管1年后歸檔，因工作需要確需推遲的，經單位檔案機構同意，由會計機構臨時保管最長不超過3年。
重大工程建設、科學研究等項目驗收時，應當按照《建設項目檔案管理規范》（DA/T 28）、《科學技術研究檔案管理規定》等對項目檔案進行驗收，并于驗收結束后3個月內向檔案機構移交。
歸檔時間有專門規定的，從其規定。
第二十二條 歸檔時交接雙方根據歸檔文件目錄清點核對，并履行交接手續。任何部門和人員不得將應歸檔文件材料拒絕歸檔或據為己有。
第四章 檔案管理、利用和移交
第二十三條 各單位應當建立并不斷完善檔案收集、整理、保管、利用、信息化等管理制度，編制符合實際的檔案管理應急預案，與本單位總體應急預案相銜接，并定期開展應急演練。
第二十四條 各單位應當按照有關規定配備符合要求的檔案用房、檔案裝具和安全監控、消防滅火、溫濕度調控、技術保護、信息處理等設施設備，為檔案安全管理工作提供必要條件。
第二十五條 各單位在組織實施傳統載體檔案數字化、檔案修復和信息系統建設、使用、維護等工作時，需要向社會購買服務的，應當符合《檔案服務外包工作規范》（DA/T 68）規定。
第二十六條 各單位應當建立全宗卷。全宗卷包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內容，編制要求按照《全宗卷規范》（DA/T 12)執行。
第二十七條 各單位應當積極推進檔案利用服務線上線下融合，做好利用目的和效果等反饋記錄。
第二十八條 各單位應當積極推進檔案信息開發工作，根據實際需要，采取編制大事記、年鑒、組織沿革、專題文件匯集，舉辦展覽、拍攝專題片、制作微相冊等多種形式，以及建立專題數據庫，采用數據分析、文本挖掘等技術，擴展檔案開發的力度和深度。
上級單位可以按照有關規定，利用下級單位保管的檔案資源，或組織開展檔案利用協作。
第二十九條 各單位應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑒定處置。鑒定和銷毀工作按照有關規定執行。
第三十條 各單位檔案機構應當對檔案的接收、移交、保管、利用等情況及時準確登記和統計，并按照規定向上級業務主管部門和同級檔案主管部門報送檔案工作基本情況統計年報。
第三十一條 涉密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，涉密檔案管理系統、涉密計算機和涉密載體的安全保密管理等，應當按照國家有關保密法律法規執行。
第三十二條 各單位應當按照國家規定定期向國家綜合檔案館移交檔案，并根據有關規定向應急管理部檔案館匯交檔案目錄數據和重特大災害事故檔案數字化復制件等重要檔案數據。
單位發生變動或者撤銷、合并等情形的，檔案移交按照有關規定進行。
第三十三條 應急管理部檔案館征集應急管理事業改革發展奮斗歷程中形成的具有歷史價值、教育意義、紀念意義的珍貴檔案資料，鼓勵單位和個人向檔案館捐獻檔案資料，通過口述歷史等采錄檔案資料。
第五章 檔案信息化建設
第三十四條 各單位應當將檔案信息化建設納入本單位信息化建設整體規劃和計劃，同步組織實施。積極推進數字檔案室建設，統籌軟硬件建設，統籌傳統載體檔案目錄數據庫建設、檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數字檔案室建設符合《數字檔案室建設指南》要求，執行統一的建設規劃和標準，滿足檔案數字資源跨區域、跨系統共享利用需要。
第三十五條 各單位應當建立檔案數字化常態機制，按照《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31)、《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T 62)等為所管理的傳統載體檔案制作數字復制件。檔案數字復制件應當做到全文識別，便于檔案信息全文檢索。
第三十六條 辦公自動化系統、業務系統等應當嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時自動或半自動開展鑒定、整理工作，實施預歸檔，并與電子檔案管理系統相互銜接，保證電子文件的真實、完整、可用和安全。預歸檔功能建設可分別參照《黨政機關電子公文歸檔規范》（GB/T 39362）、政務服務事項電子文件歸檔規范（DA/T 85）等規范、標準。
第三十七條 電子檔案管理系統建設應當符合《電子檔案管理系統基本功能規定》、《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92）等規范、標準，對檔案目錄數據、數字復制件和電子檔案及其元數據進行集中管理，滿足網絡共享利用、數據長期保存和移交要求。
第三十八條 電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規。
電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。
第三十九條 各單位應當建立健全電子檔案安全保障、應急機制及備份策略，為電子檔案安全存儲配置在線存儲系統；及時備份數據，定期進行檢查和遷移，妥善保管數據載體，確保數據安全和長期可用。
第四十條 涉密檔案數字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當遵守國家有關保密法律法規。
第六章 監督檢查
第四十一條 各單位下列檔案管理情況，依法接受和配合檔案主管部門的監督檢查，并接受上級業務主管部門的指導：
（一）檔案工作責任制和管理制度建設、落實情況；
（二）檔案基礎設施、設備配置和管理情況；
（三）檔案工作人員配備和管理情況；
（四）檔案收集、整理、保管、利用和移交等情況；
（五）數字檔案室或檔案信息化建設，以及安全保障情況；
（六）對所屬單位檔案工作監督和指導情況。
第四十二條 監督檢查應當按照法定的職權和程序，在符合安全保密要求的前提下，檢查檔案庫房、設施、設備，查閱材料，詢問人員，記錄情況，發現存在檔案安全隱患的，責令限期整改，對檔案違法行為依法處理。
第四十三條 監督檢查應當堅持問題導向，重點查找檔案工作中的不規范情形和檔案安全隱患，及時反饋并督促整改。指導應當堅持分類指導和重點指導相結合，針對指導對象的差異性，提出適用的工作要求和方法，針對問題集中的單位和重點工作，開展精準指導。
第四十四條 各單位對監督檢查發現的問題，應當及時整改；對發現的檔案安全隱患，應當及時采取補救措施予以消除。
第七章 獎勵與處罰
第四十五條 有下列情形之一的，由省級以上檔案主管部門或聯合應急管理部門，或由本單位按照國家有關規定給予表揚、表彰或獎勵：
（一）在應急管理檔案收集、整理、保管、保護、開發、利用、移交工作中做出顯著成績的；
（二）在數字檔案室或檔案信息化建設中取得突出效果的；
（三）在檔案科技研究工作中取得重要成果的；
（四）在重大活動、自然災害和事故災難應對活動檔案工作，以及在檔案應急處置中表現突出的；
（五）制止違反檔案法律法規行為，避免造成重大損失的；
（六）其他在檔案工作中作出突出貢獻的。
第四十六條 有檔案管理違法違紀行為的，對有關單位和人員的處理按照《檔案管理違法違紀行為處分規定》執行。
第八章 附則
第四十七條 各單位可根據本規定，結合本系統或本地區實際情況制定相關制度。部屬高等院校、醫療機構的檔案管理，可同時參考國家相關規定執行。
第四十八條 本規定由應急管理部和國家檔案局負責解釋，自印發之日起施行。
