[ 迪奕科技 ]——(2009-11-10) / 已閱9421次
律師事務所定制軟件的好處
迪奕科技
信息化時代的律師事務所，面臨嶄新的發展機遇與挑戰，如何進行規范化高效運營，以適應愈來愈激烈的優勝劣汰的競爭環境，是擺在律所管理者面前的重要課題。 司法部及全國律協也都對律所提出了更高的要求，下面結合司法部和全國律協的相關規定和律師事務所信息化管理平臺的效果及律所運營的一些問題試做探討。
一、符合司法局及律協的規定，降低執業風險
司法部頒發的《律師事務所管理辦法》第三十三條、第三十八條和《律師執業管理辦法》第二十六、第二十七條、第三十二條以及全國律協《律師事務所內部管理規則》第二十八條、第三十五條、三十九條和《律師執業行為規范》第六十四條、第七十六、第七十七條等相關條目都對律師和律師事務所關于利益沖突檢索和保密措施進行了明文規定，并規定了相關責任追償的規定。
規避執業責任事故：進行案件沖突檢索避免內部利益沖突的發生，從客戶名稱、住址、對方律師、案件關系人及證人等信息在律所的整個資料庫里進行全面利益沖突檢索，并對立案進行逐級審批，保證接案的安全性；常用的合同及法律文書，由事務所統一管理，公章借出、歸還、使用對象等情況嚴格記錄和審查，以避免執業事故和事務所索賠事件的發生；
資料保密與安全性：根據自身律所的不同情況，從主任、合伙人、執業律師到秘書助理，從財務到行政人事等都根據其工作內容和職責設置不同權限，以規范不同職員在辦案管理軟件中對資料的查看與操作，并可根據日志功能追查責任和文件資料。 如專職律師間各種資料相互獨立，協同辦案時可通過共享功能靈活的開始或停止共享，并能夠回顧對某一案件的所有操作，以保證資料的私密性。
二、律所規范化建設
《律師事務所管理辦法》第三十五條，《律師執業管理辦法》第三十七條，《律師事務所內部管理規則》第二十七條、第四十三條，《律師執業行為規范》第九十一、九十三、九十四條要求律所對收費進行標準化操作。
《律師事務所管理辦法》第四十四條，《律師執業管理辦法》第三十九條，《律師事務所內部管理規則》第十七、三十三、三十七、三十八條，《律師執業行為規范》第五十三條要求對案件卷宗建立完整健全的保管制度。
《律師事務所內部管理規則》第三十二、三十四條《律師執業行為規范》第五十四、六十三、第八十七條要求讓客戶實時了解案件的進展和收費情況。
總所、分所管理：通過權限劃分，總所可以對分所員工及客戶、案件資料進行分類管理，總所能夠及時向所轄分所的每一個員工下達通知及發放文件，分所的接案及創收情況能夠迅速的整合并反饋給總所。
辦案與收費：從收案的信息登記、利益沖突檢索、立案審批到案件進度處理、案件文件審批、結案審批以及案件歸檔，環環相扣，管理層可以分級進行審批，對案件進展進行督導（如案件文件準備、指導案件進度），對最后進行的審核歸檔。共享功能可滿足律師對協同辦案的要求，律師還能夠把案件辦理的進度有選擇性的呈現給客戶。而除了案件起訴狀、證人口供、判決書、案件進度和案件總結等資料外，相關聯的如：相關人的背景資料、判例、法條、對方律師事務所針對類似案件的研究等文件資料全部保存在系統中，不會因為人員更迭影響案件卷宗的完整性。同時不僅解決了紙質文檔不易保存、占空間的問題，還減少了紙張的浪費，更加綠色環保。
滿足包案件、計時、按照標的等收費方式，律師能夠隨時查詢自己的傭金提成信息，可以根據不同需求來進行相關設置。案件的每一筆財務往來都會被記錄，客戶并可在客戶端看到詳細收費信息，并可通過客戶端接受客戶監督，來增強辦案過程中律師對客戶的透明度，提升客戶滿意度。還可以自動生成帶有律師事務所專屬VI設計的賬單，發送給客戶的同時能夠通知財務人員，將催款和收費相掛鉤，避免律所死賬和壞賬的情況出現。
事務所各職員信息暢通：律所在辦案和運營的各個節點權責更明確，管理層對案件的立案結案的審批意見、專職律師對案件的辦理進度、合同公章的使用、財務人員對賬務信息的處理、圖書和會議室等律所配備設施的使用情況等各方面信息都能夠清晰及時的反饋給關聯的同事。從而使得無論是管理層與律師，律師與律師還是律師與助理和行政后勤人員之間，都能夠及時的了解到所需要的信息，節省時間上的成本和增加管理的透明度；
事務所運營情況分析：事務所案件統計可分案件類型、時間段來統計實現不同時間段、不同案件類型的接案情況，明確律師事務所業務方向；財務統計可按分所、部門、法別、客戶類別、案件、時間段進行統計，了解各分所之間、各部門的財務創收情況，以便制定管理方案和市場策略。統計結果亦可作為事務所及律師個人考核評估的標準和依據；因此繁忙的領導層能夠便捷的了解律所的動態，準確獲得各方面信息。
高效使用硬件設施：清晰了解會議室的不同功能、大小及使用狀態；掌握車輛的使用狀態、維護保養及保險的情況；分種類和用途對律所的圖書進行管理，管理人員可詳細了解圖書的數量、借閱及歸還情況；行政人員也可了解事務所其他資源，如電腦、打印機等辦公設備的配備和使用及折舊情況，規范的管理才能使得律所的設備被高效的利用，以節省硬件設施的投入。
三、事務所內部人才培養
積極利用辦案管理軟件搭成的平臺，可有效加強文化建設，可表現為以下幾點：
1、網絡的資料庫，律師可隨時查詢法規、調閱案卷、使用文書范本等，并可不受地域限制的查看律所公告，享受高效便捷的服務和工作氛圍；
2、建立內部消息平臺，增強所內人員溝通，并可對經典案例進行論壇式的討論，形成內部討論的習慣，增強律所的凝聚力；
3、樹立積累意識，積累客戶信息、經驗等各種資源，不會因為人員更迭流失客戶資源。對資深律師寶貴的知識和經驗，按照不同類型的案件匯集成相關問卷表和文件清單，使用時可隨時調用，有利于對新律師的培養和提升整個律師事務所的辦案效率和質量；
4、對行政人員及秘書人員的培訓也會因為系統的規范化管理變得流程化、制度化，加上系統人性化的操作界面，使得行政人員能夠很快上手，避免出現工作交接不完全的情況。
四、律師事務所品牌形象樹立
一個律所的品牌形象的樹立關系到律所日常運營所涉及的方方面面，下面從客戶、員工、同行律師及司法部和律師協會的方面來做論述。
1、客戶：律師的辦案能力和經驗可能參差不齊，如果將律所在辦理案件中專業知識制作問卷表和文件清單的形式，讓所有律師分享經驗成果，讓客戶體驗到律師辦案的嫻熟、經驗的豐富和辦事的效率，從而體現律所整體的專業性；律師能夠在辦案過程中把案件辦理進度、收費明細、服務記錄以及具有標志風格設計的正規賬單通過郵箱、甚至手機提醒等現代化處理手段及時的反饋給客戶，并且客戶可以對自己不滿意的地方進行舉報和投訴，勢必能讓客戶感受到透明化且細致認真負責的服務水平；
2、員工：律所運營的更加規范化和信息化，員工有了良好的工作環境和辦案手段，可以在律所不斷地提高辦案的經驗，定會油然地產生自豪感和產生巨大的凝聚力，有利于律所的團隊建設；
3、同行律師，辦案過程中所接觸的其它律所律師，在了解律所的現代化辦公措施和規范化運作及體會到由此帶來的高效和便捷后，必會對律所形成良好的印象，增加了律所的吸引力；
4、司法部和律師協會，司法部和律師協會均對律所提出了規范化和信息化建設的要求，并在各種律所評比中得到具體體現，規范化和信息化的律師所必將在各地及全國范圍內嶄露頭角，贏得好評和名譽，走上品牌化的道路。
綜上，筆者對律所定制適合自身的辦案軟件做了一些探討，只言片語難免有未盡之處。歡迎各位讀者了解更多詳細內容，以做更多交流。
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