[ 邵泓濤 ]——(2006-2-16) / 已閱23868次
略論公證告知
邵泓濤 浙江金華正信公證處
摘 要：公證告知是在公證實踐中的一項重要內容，但在法律上并沒有形成制度，甚至相關的規定也寥寥無幾。認識公證告知的意義，界定公證告知的內容，探求公證告知的方式方法對于完善公證程序，提高公證質量具有重要意義。
關鍵詞：公證告知、公證程序、告知內容、方式方法
引言
公證告知是新出臺的《公證法》的一條獨具特色的規定，既體現了公證行業作為一項法律服務行業的特殊性，也是公證行業二十多年公證實踐的經驗總結。《公證法》第二十七條第二款規定：公證機構受理公證申請后，應當告知當事人申請公證事項的法律意義和可能產生的法律后果，并將告知內容記錄存檔。這樣就將告知上升為公證機構和公證員的法定義務，成為公證程序中不可或缺的一環，不告知就違反了法定程序。公證員違反告知義務，輕則會引起當事人對公證書效力的質疑，重則引起當事人與當事人間、當事人與利害關系人間、當事人與公證機構間的糾紛，影響當事人的權益和公證機構的聲譽。[1]因此，公證員履行告知義務不僅是作為一名專業法律服務人員的義務，也是公證預防糾紛的基礎，更是公證員維護和體現公證文書的法律效力，避免公證責任風險的重要方式。
一般認為，公正機構履行告知義務通常有兩種情況。一種是法律法規和辦證規則規定必須履行的告知義務，另一種是公證員作為一名法律專業人員在當事人申辦某項公證事項時，應該清楚地知道在辦理該公證事項時有可能發生的法律后果以及所產生的法律意義并及時提示當事人知曉上述內容，以避免給當事人造成不必要的損失和不良后果[2]。但在實際公證工作中，公證告知的內容、形式、時間階段都不限于此，而是貫穿于整個公證程序，甚至包括提供咨詢時，告知的內容也擴大到辦證材料要求、公證程序、公證收費等等。所以我們可以給公證告知作如下定義：公證告知是指在公證程序中，公證機構和公證人員向當事人以及有關證人、利害關系人充分履行告知的義務，告知內容包括辦證程序、權利義務責任、公證法律意義和后果等。可見，公證告知是對公證人員法律素養和專業執業水平的一大考驗，直接決定了公證的質量和公證風險的大小和可能性。因此，筆者就公證告知的原則、標準、告知對象和內容、告知的方式、方法作一闡述，引導公證工作的順利進行。
一、 公證告知的原則、標準
確定公證告知的原則、標準對公證實踐有重要意義，不僅是
保障公證當事人知情權，維護當事人合法權益的基礎，也是完善公證工作，規范辦證程序，提高公證人員執業水平，提升公證形象和質量的前提條件。結合公證實踐，公證人員在履行告知義務時要遵循以下幾個原則，告知也要合乎下面幾個標準。
（一）一次告知
在公證活動中，為了提高工作效率，提升服務質量，許多公證處提出了一次性告知的服務承諾。所謂一次告知是指承辦公證人員要一次性告知當事人擬辦事項所需要的資料、材料、依據、應具備的條件、注意事項、規定以及程序、時限等。
一次告知能夠提高公證工作效率，節約當事人時間、精力。可以想象，如果公證人員不能做到一次告知，一會要求當事人提供材料，一會又要求補充什么材料；一會說可以辦理公證，一會說不可以辦理公證，讓當事人往返奔波，這樣的告知是毫無意義的。一次告知要求公證人員不僅要有極強的責任心和職業道德，還需要有較高的執業素質和深厚的公證專業知識，在告知時做到一次性完全告知，避免遺漏告知內容，給當事人造成不便，甚至給當事人的利益造成損害。
（二）全面、充分告知
全面、充分告知是指公證人員在當事人咨詢、辦理公證時，
必須考慮周全、講解透徹、要求明確，讓人明白應做什么、如何做，盡量減少當事人不必要的麻煩，杜絕讓當事人來回跑的現象。
公證是一種非訟制度，它的作用就是預防糾紛。其預防糾紛的手段，除了對不真實、不合法的事項拒絕公證外（這種情況在受理的公證申請中所占比例很小），最主要的手段就是將當事人申辦公證以后所享有的權利、所承擔的義務、公證的法律意義和法律后果及注意事項告訴當事人。這一規定貫穿整個公證程序，從受理當事人申請（如涉外公證申請受理時，要告知當事人不同國家的公證書有不同要求等），到送達公證書或拒絕公證，都要告知當事人相關內容，如果告知不充分，公證的預防作用就會大打折扣，而且公證員也是一種失職，作為法律專家，公證員應當承擔相應的責任。[3]
（三）及時、合理告知
及時、合理告知是指公證人員在履行公證告知義務時，要將應當告知的內容及時告知當事人，并要以適當、準確的言詞、技巧合理告知。及時告知要求公證員在辦理公證時，要根據實際情況，需要告知的馬上告知，盡量避免事后告知。許多告知內容會對當事人和公證員辦證產生重要作用，如果事先沒有及時告知，會影響當事人的陳述的情況和是否公證、采用何種方式公證的決定。在公證工作中，經常會碰到有的當事人來公證處就說我要將房子給某某人，公證一下。公證人員問他是遺囑（遺贈）公證還是贈與公證，他也會因不懂而隨便選一個。這就要求公證人員將這兩者之間的區別告知當事人，特別是生效時間上的不同引起的現實效果的不同，幫助當事人根據其自身意愿選擇正確的公證內容。
合理告知是因為公證是一項預防糾紛的證明活動，在有些當事人對公證事項存在爭議時，公證人員要在中立的立場上，根據法律的規定，進行規勸、引導，合理告知有關公證事項的內容，避免因言辭不當造成當事人間矛盾的激化。
二、 公證告知的對象
公證告知的對象最主要的當然是公證當事人（或其代理人），同時還包括證人、公證事項的利害關系人和不特定的第三人（一般為接受公證書使用的單位、個人、鑒定人、翻譯人等）。
公證當事人是與公證事項有法律上的利害關系并以自己的名義向公證處提出公證申請，在公證活動中享有權利和承擔義務的公民、法人和其他組織。當事人是公證的核心，是公證事項的直接利害人，所有的公證活動都是應當事人的申請而開始的，所以對當事人的告知內容也應該是最多、最詳盡的。
證人是公證人員在辦證過程中，因為需要核實相關情況而向其了解、核實情況的人。公證人員詢問證人時，應當告知其權利、義務、法律責任和注意事項，核心的告知內容就是告知其有如實陳述的義務及作虛假陳述的法律責任，確保證人如實提供所了解的情況。
對公證事項的利害關系人和不特定的第三人，告知的內容主要是與公證有關的通知告知，即告知其當事人辦理了何種公證、公證書的用途和利害關系人、第三人所需要盡的義務、需為的行為。由于公證人員一般不能面對面與利害關系人和第三人交流，對其的告知也通常采取電話告知、信函告知或在公證書中注明需要告知的內容。比如對提存受領人，通常采用電話通知并郵寄送達提存領取通知書的方式告知；也有采用在公證文書中注明公證書的特定用途的方式履行告知義務。
三、公證告知的內容
公證告知的內容紛繁復雜，不同的公證事項有不同告知內容，筆者結合工作實踐，將告知內容分為程序性內容和實體性內容兩類。
（一）程序性的告知內容
所謂程序性的告知內容主要包括在辦理所有公證當中都應當告知當事人的權利義務和一般的辦證程序、普遍意義上的公證作用、后果和公證送達等。在程序性的告知內容中，當事人的公證權利義務是最基本的。一般來說，當事人在辦理公證中的權利包括申請公證員回避、委托他人申辦公證（法律規定必須親自辦理的除外）、使用民族語言的權利、對談話筆錄進行核實、修改的權利和撤回公證申請、要求公證處對出具的公證書進行復查等。當事人的義務主要有遵守法律法規、如實陳述相關問題、提供真實、合法、充分的證明材料和按規定繳納公證費等，同時要告知當事人不履行上述義務所應承擔的不利后果和法律責任。為了提高工作效率，規范服務，對這些內容的告知一般可以使用定式的書面形式告知，由當事人自行閱讀。公證人員只需在當事人閱讀后詢問其是否明白這些內容即可，如果當事人有疑問的再予以解釋、說明，并由當事人簽字確認。
對一般的辦證程序的告知，主要是指公證所必經的程序環節、辦證的期限和收費等。同時根據《公證法》新增的規定，還應告知當事人有權要求對公證書進行復查、對公證書有爭議的可以提起民事訴訟等。
普遍意義上的公證法律意義和后果是指辦理公證的一般作用，如證據效力、對抗第三人的效力等。公證書是證明法律行為、有法律意義的事實和文書的真實性、合法性的可靠的法律文書。證據效力是公證書最基本的效力，任何公證書都具有證據效力。[4]同時，辦理公證會對當事人的利益產生一定的影響，公證員就應該將這些內容告知。公證法律意義和后果的告知，對當事人正確理解所申辦的公證和公證人員辦理好公證都有積極意義，不僅能夠使當事人與公證員很好地溝通，配合公證員辦理好公證，另外，對公證也是一種無形中的宣傳，能夠讓當事人認識公證、理解公證、運用公證手段維護自身利益，從而擴大公證的社會作用。
公證送達也可以理解為一項公證的告知內容。一是送達公證書本身就是告知當事人公證的結果。二是在送達過程和送達回證中的注明事項也是包含在告知內容之內的。
（二）實體性的告知內容
公證中實體性的告知內容是因當事人所申辦的公證事項的不同而有差異的，主要是公證人員根據公證事項的具體情況而告知相應內容的。一般來講，可以分為三個大類。
在單方性的公證事項，如委托、聲明、遺囑、贈與中，主要是要告知當事人公證的意義和法律后果、公證后的權利義務及需要履行的登記或變更手續。比如在單方贈與書公證中，要告知當事人贈與的法律后果及公證后所需履行的交付贈與物、辦理產權過戶等手續。在遺囑公證中，要告知當事人遺囑的意義、生效時間，還有辦理遺囑公證后當事人的權利義務，如當事人仍有權利在生前處分遺囑中涉及的財產、權利等。特別是要告知當事人自書、代書、口頭遺囑不能撤銷、變更公證遺囑，以確保當事人今后能正確使用變更方式，體現自身的意愿。
在雙方或多方性的合同、協議公證中，告知的內容主要是公證人員從法律人的角度，以公正、中立的立場，對合同協議的內容進行解釋，告知當事人簽訂合同協議的后果、可能承擔的風險等。同時，還應告知當事人在公證后依據法律法規必須履行的登記等手續才能確保合同協議的生效或合同協議約定的有關事項的生效。如在辦理抵押借款合同中，要明確告知當事人，特別是抵押人可能要承擔的法律責任，還要告知當事人相關的抵押必須經法定的登記部門登記才生效或具有對抗第三人的效力。
在辦理涉外公證事項時，公證員要從一名專業人員的角度，盡量告知當事人公證書使用國對公證事項的特別要求、所需的譯文文種等。雖然公證是依申請的行為，但是當事人的申請，往往不能準確表示公證的內容，也不可能很了解公證可以采取的方式。比如，當事人要申請未婚公證時，他不可能知道按規定公證處大多情況不再出具未婚的實體公證，而只能以當事人發表聲明的形式公證。這就要求公證員向當事人告知該情況，并告知用此方式公證的法律意義和后果，特別是有可能不被使用國認可的不利后果。
四、公證告知的方式方法
公證告知主要分為書面告知和口頭告知兩種形式。
（一）書面告知
書面告知主要是公證基本內容的介紹和公證中具有普遍性的告知內容。如在許多公證機構的辦公場所會懸掛公示公證收費標準和公證程序規則，這就是公證書面告知的表現形式。同時公證申請表格、受理通知書、不予受理通知書、拒絕受理通知書等都可以視為書面告知。有的公證機構還總結辦證經驗，制作了公證權利義務責任告知書，將眾多具有普遍性的、可重復適用的告知內容列入其中，做到公證告知的便捷、規范。
書面告知的方式還包括應用要素式公證書和在公證書中注明公證書的特定用途、公證書的生效時間等。從2001年1月1日起（北京、上海、天津從2000年7月1日起），在全國范圍內已經全面推行了要素式公證書，從而履行了一定的告知義務，其適用范圍為國內使用的證據保全、現場監督以及合同或協議公證。[5]
在公證書注明特定的用途，主要是告知不特定的第三人，防止該公證被濫用，維護公證處和第三人的利益。如在辦理居民身份證復印件與原件相符公證時，必須在公證書證詞中明確寫明：本公證書盡限用于××，用于其他事由無效。還有在發往臺灣使用的非用于繼承的親屬關系公證，也必須在公證書中寫明特定用途，如探親、探病、減免稅等。
在合同協議類公證中，根據法律法規的規定或當事人的約定，許多已經公證的事項依然需要經過履行特定的程序才能生效。有些合同、協議必須經過登記或批準后生效，如婚前所作的婚前財產約定和離婚協議必須經過結婚或離婚登記后才生效等。在這種情況下，公證人員可以在公證書中注明本公證事項需經過登記或批準生效的字樣。
（二）口頭告知
口頭告知主要是在咨詢、申請與受理和審查過程中。嚴格來講，咨詢階段并不屬于公證程序中的一個環節，但在提倡公證服務化的今天，咨詢活動對體現公證的服務形象，確保隨后可能進行的公證程序的順利進行都有重要作用。所以咨詢中的告知尤其要做到一次性、充分全面告知，避免因告知的不完全而導致當事人諸如不明白需辦理何種公證、準備材料不齊全等情況。因為這既會對當事人造成不便，也會對公證的形象造成損害。提供咨詢時主要以口頭告知為主，但也不排除書面形式。比如在咨詢時將咨詢人要辦-理的公證事項所需的到場人員、應提交的材料、證明、公證人員的聯系方式等進行羅列，以書面形式告知當事人。
在公證申請與受理、審查程序中，都是公證人員與當事人直接接觸交流，告知的基本方式也表現為與當事人的口頭談話。在申請與受理階段，雖然主要是采取讓申請人填寫公證申請表格，發給受理通知書、不予受理通知書、拒絕受理通知書，讓申請人閱讀權利義務告知書等書面的告知形式，但同時，口頭告知還是必不可少的，主要是對上述內容的解釋說明。《公證員職業道德基本準則》第八條規定：公證員在履行職責時，應當告知當事人、代理人和參加人的權利和義務，并就權利和義務的真實意思做出明確解釋，避免形式上的簡單告知。
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