[ 鐘建林 ]——(2010-5-24) / 已閱52550次
人民法院書記員工作經驗技巧集成
鐘建林
序 言
既為了新進書記員快速熟悉工作程序，掌握工作技能；又為了現有書記員對本職工作的要求和技能溫故知新，熟能生巧；更為了法官和書記員在個案審理中相互認知，配合默契，共同致力于案件審理的“公正與效率”，筆者以一篇網絡文章《民事審判中的書記員工作》為藍本，結合工作所在的長沙市芙蓉區人民法院多年來的民事審判工作實踐，廣泛征求長期堅守民事審判工作一線的同事們的意見，進行相應補充、刪減和完善，編寫了本文《人民法院書記員工作經驗技巧集成》。本文不是書記員工作職責匯編，而是有關書記員工作的理論認識、現行法律規定、工作程序、操作技能等內容的全面介紹，因而沒有刻意追求言簡意賅，而是當繁則繁，能簡則簡，繁簡適當，意在全面，力求一冊在手，全部書記員工作有章可循，有技可用。另外，由于書記員工作的總體目的在于配合法官審理好案件，因而書記員有必要了解法官的工作。基于此，本文也全面介紹了法官開庭審理和制作民事判決書的一般工作內容和基本要求。因之，本文對法官主持庭審及制作民事判決書等工作的規范化建設亦有一定的參考價值。最后，衷心感謝網絡文章《民事審判中的書記員工作》的作者以及給本文提出過諸多寶貴意見的同事們。
第一節 何為書記員
先從“書記”這個詞說起。據有關資料記載，“書記”這個詞有三種用法，一是指用文字書寫記錄有關事項；二是有關政黨（團體）機構負責人職務的稱謂；三是古代在官府主管文書工作的人員，后來泛指在機關團體中擔任抄寫工作的人員。民事審判中的書記員的“書記”和第三種解釋比較相近，是在機關團體中擔任文書工作的人員。為什么法院叫書記員而不叫文書或者秘書？這是現代法治國家法院建制的通例。另外，我國法院的書記員這個職務的稱謂是由法律規定的。《中華人民共和國人民法院組織法》第四十條規定，“各級人民法院設書記員，擔任審判庭的記錄工作并辦理有關審判的其他事項”。中共中央組織部、國家人事部、最高人民法院頒發的《人民法院書記員管理辦法（試行）》規定，“書記員是審判工作的事務性輔助人員，在法官指導下工作”。
第二節 書記員工作職責概述
書記員主要工作職責有：
一、辦理庭前準備過程中的事務性工作；
二、檢查開庭時訴訟參與人的出庭情況，宣布法庭紀律；
三、擔任案件審理過程中的記錄工作和其他記錄工作；
四、整理、裝訂、歸檔案卷材料；
五、完成法官交辦的其他事務性工作。
從法律規定的情況來看，書記員是各級人民法院的法定工作人員，由各級人民法院根據相關規定辦理任命或者聘用手續。未經合法辦理手續的人員，不能成為人民法院的書記員。同時，書記員是人民法院不可缺少的專職人員，是法院干部隊伍的重要組成部分。
書記員的具體工作是在法官的指導下，參加案件調查、調解；協助做好開庭前的準備工作，擔任合議庭（含獨任庭）的全部審判活動的記錄，包括合議庭評議案件的記錄。同時還要接待當事人，聽取意見；收集保管審判案件的全部證據材料和文件資料，填制、核對、發送訴訟文書。案件審理終結后，與案件有關的訴訟文件材料，還得由書記員整理立卷作為國家訴訟檔案，辦理歸檔手續。從這個角度上看，書記員和法官的工作只是分工不同，并無性質上的差別。書記員工作也是人民法院工作不可分割的一部分，人民法院發揮審判職能，向社會體現人民法院“公正與效率”的工作主題和“公正司法、一心為民”的指導思想，客觀反映審判工作的全部過程，這里面有許多工作是事務性的、輔助性的工作，都離不開書記員的辛勤勞動和努力。當然，書記員本身工作的效率、工作的質量以及公正、廉潔等政治素質和業務素質的表現，對樹立人民法院應有的良好形象以及在當事人當中產生較好的影響有著十分重要的意義。
第三節 以法庭筆錄為主干的民事審判筆錄制作
一、關于法庭筆錄
筆錄，是指用筆或者電腦記錄下來的文字。把筆錄看作一種書面文件，它就成了如實記載某項社會活動的文書。審判筆錄（或稱訴訟筆錄），是指法院工作人員在訴訟的各個不同階段就案件的具體情況所形成的書面文字記錄；是人民法院在審判活動中使用的重要文書；是如實記載、全面反映審判過程和案件事實的書面文件；是審判文書和訴訟卷宗材料不可缺少的一部分。
法庭筆錄是審判筆錄中最基礎的一種筆錄類型。法庭筆錄和其他文書相比，有這么幾個特點：
（一）形式的唯一性。這里面有兩層意思：一是格式是統一的；二是所用的文字是唯一的，也就是說只能用規范的漢字把審判活動的有關內容、語言、狀況記錄在紙上，形成審判文書。
（二）記載的真實性。法庭筆錄最本質和最重要的特征是具有真實性，是客觀、如實地記載審判活動的全過程，實事求是地反映審判過程中的具體現象以及案件發生的情況。需要強調的是，不容許在記錄中摻入記錄人的主觀的想象、猜測、推斷或分析，更不容許制作虛假的筆錄，如果出現了虛假筆錄，將要受到紀律制裁，性質嚴重的還有可能受到刑事處罰，或者被清理出法院隊伍。
（三）記錄的具體性。因為我們的法庭筆錄形成后，它將成為法官定性裁判的重要依據，這就決定了法庭筆錄對有關案件的基本事實、基本證據以及涉及到證據、性質的認定的具體細節和過程，都必須詳盡記錄，在重要的關鍵性問題上要逐字逐句，乃至逐段記錄原話。需要的時候，可以要求答話的人重述一遍，也可以在簽字時補記、追記。在事關重大的問題上，不能用隨意省略或者概括性的語言代替關鍵性的原話。
（四）制作的完整性。這是法庭筆錄的基本特征和合法、有效的前提。這里面有兩層意思：一是記錄的內容的完整；二是筆錄的格式要完整，否則涉及到筆錄的合法性和有效性。比如對當事人談話的筆錄，應當由當事人在筆錄上簽名，法庭筆錄還需要審判人員在筆錄上簽名。一份內容詳盡而格式不全或者格式不對的筆錄，往往會因為格式上的瑕疵失去筆錄應有的價值和作用。
（五）形成的合法性。這里就是說法庭筆錄的制作形成必須依法進行，這是法庭筆錄的本質特征。怎么具體理解呢，就是法庭筆錄的制作人必須是依法對審判該案負有職責的法官、書記員。
（六）時間的緊迫性或者說筆錄形成的即時性。法庭筆錄一般是在辦案過程中即時制作的，筆錄一經形成，將筆錄讓答話人閱讀，履行簽字手續后，這種筆錄就沒有機會重抄、修改、整理。這里面對筆錄的制作提出了較高的要求，要求筆錄的制作者具有又快又好的記錄本領，要有一定的語文和記錄的基本功，才能適應筆錄制作要求。
（七）價值的長效性。制作好法庭筆錄的目的在于固定證據和保存訴訟資料，全面反映審判活動的整個過程和情況。結案后作為長效保存的歷史檔案，仍然不失其研究、總結乃至復查、參考等價值。所以，我們制作的每一份筆錄，不僅關系到記錄本身的質量，而且關系到整個案件是否能經得起歷史的檢驗。
二、法庭筆錄的制作流程
法庭筆錄的制作，需從庭前準備工作開始說起。
（一）收案登記
書記員和案件接觸，首先是看到了由庭長簽發的具體審判人員承辦的案件。這時候書記員要根據所在審判庭內務管理的需要，當即進行收案登記。
收案登記一般只要注明以下一些項目就可以了：案號、案由、當事人姓名、立案日期、承辦法官姓名、本庭登記時間、結案的方式和時間（待后填寫），
（二）庭前準備工作
1、要審查起訴狀和其他訴訟材料是否符合要求。民事訴狀分正本和副本，正本一份，副本要按對方當事人的人數確定。
2、要審查當事人及訴訟代理人的身份證明材料（如居民身份證復印件、營業執照復印件、組織機構代碼證、法定代表人身份證明書、授權委托書、律師事務所函、律師執業證書復印件等），發現有遺漏，則在通知其領取其他訴訟材料時一并要求補齊到位，以避免在開庭后才發現遺漏，此后當事人有可能不予配合的情況發生。
3、要檢查立案的手續是否齊全合法，根據訴狀的內容核對立案案由是否規范、是否有當事人訴訟主體不適格的情形、是否遺漏了訴訟當事人。如發現有不妥或者錯誤，應當即時報告承辦法官，由承辦法官審查確認。
4、向當事人送達《受理案件通知書》、《民事起訴狀》（副本）和《應訴通知書》，以及根據最高人民法院《關于民事訴訟證據的若干規定》要求的《舉證通知書》。如果法院就法院的黨風廉政建設所需要向當事人征詢意見的有關卡片也需一并送達。在這個時候已經涉及到另外一種法律文書，那就是送達回證。送達回證是一個固定格式的文書（送達回證的格式設計應科學、規范和統一），要把上面的項目填齊了。送達《民事起訴狀》（副本）時，要被告在送達回證上簽署姓名、日期以及聯系電話等（系自然人被告同住成年家屬簽收的，在備注欄內注明近親屬關系的性質；系法人工作人員簽收的，在備注欄內注明其工作部門和職務），要告知被告在收到《民事起訴狀》（副本）的第二天起十五日內提交《民事答辯狀》。被告不提交《民事答辯狀》的，不影響人民法院的審理（送達相應法律文書時，一定要要求當事人準確無誤地簽署姓名和日期）。
5、收到被告《民事答辯狀》以后，書記員應當在收到之日起五日內將《民事答辯狀》（副本）送達給原告，由原告在送達回證上簽收。在這期間，可能會有當事人到庭，而法官有可能需要詢問當事人有關情況，此時則要對當事人作一個《談話筆錄》。民事審判中的《談話筆錄》，總的要求和前面陳述的一樣，但在當事人的項目記載上要注意規范：是自然人的要記載姓名、性別、出生年月日（不要記成多少歲）、民族、工作單位及職務、住址，這就是我們民事審判中經常提及的“前六項”；是法人或其他組織的要記明單位的全稱（以該單位使用的公章為準）、住所以及法定代表人（或者代表人）的姓名和職務。在記載職務的時候要注意根據《法定代表人身份證明書》的表述記載為董事長、執行董事、總經理或者經理。
6、一方當事人提交證據材料時，應要求其填寫證據目錄（對證據材料逐一分類編號，簡要說明證據材料的來源、證明對象和內容，簽名或蓋章，注明實際提交日期），根據對方當事人的人數提交副本，并及時通知對方當事人來法院領取證據材料副本，由其在送達回證上簽收（對方當事人經通知不來法院領取的，在送達回證的備注欄內加以注明）。
7、在開庭時間、地點確定以后，書記員應在開庭三日前將開庭時間、地點通知當事人和其他訴訟參與人，將合議庭（獨任庭）組成人員的情況告知當事人。實踐中這項工作可以和送達《民事起訴狀》（副本）以及《民事答辯狀》（副本）時同時進行。
8、庭審時間確定以后，書記員要做好以下開庭前的準備工作：
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